Bạn có biết, quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL là hình thức rất thông dụng trong giao nhận vận tải hiện nay. Quy trình này cũng được thực hiện theo trình tự nghiêm ngặt. Vậy các bước được thực hiện như thế nào, cùng Công ty vận chuyển quốc tế tại Hà Nội NEU Logi tìm hiểu nhé!
Khái niệm hàng FCL nhập khẩu là gì?
FCL nhập khẩu là hình thức vận chuyển hàng hóa nguyên container (Full Container Load), thường áp dụng cho lô hàng số lượng lớn và đồng nhất. Người gửi chịu trách nhiệm đóng hàng, còn người nhận thực hiện dỡ hàng.
Trong quá trình vận chuyển, bên xuất khẩu đóng hàng vào container và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Container được giao đến bên nhập khẩu để dỡ hàng, tương tự như quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL với các bước rõ ràng giữa các bên.
Sau khi nhận hàng, bên nhập khẩu trả lại container rỗng cho đơn vị vận chuyển để tiếp tục khai thác cho các chuyến hàng khác. Đây là phương án tiết kiệm chi phí và được sử dụng rộng rãi trong nhập khẩu quốc tế.
Mời bạn tìm hiểu thêm về vận chuyển container quốc tế đường biển
Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL chi tiết
Dưới đây là các bước thực hiện trong hoạt động giao nhận hàng FCL, được trình bày rõ ràng theo từng giai đoạn. Nội dung giúp bạn dễ hình dung toàn bộ chuỗi vận hành logistics.
Bước 1: Nhận giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Giấy báo hàng đến (AN) thường được đại lý hãng tàu gửi trước 2–3 ngày khi tàu cập cảng. Nội dung bao gồm thông tin lô hàng, thời gian dự kiến và địa điểm nhận hàng. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị chứng từ và chi phí cần thiết.
Sau khi nhận thông báo, bên nhập khẩu tiến hành kiểm tra thông tin lô hàng. Đồng thời chuẩn bị các giấy tờ liên quan để sẵn sàng làm thủ tục nhận hàng. Đây là bước khởi đầu quan trọng trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL và nhập khẩu.
Ngoài ra, doanh nghiệp thường thuê đơn vị forwarder hỗ trợ xử lý thủ tục. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót. Nhờ đó, quá trình nhận hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nắm bắt thêm: So sánh FCL và LCL trong ngành vận tải đường biển
Bước 2: Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Sau khi có thông báo giao hàng, nhân viên sẽ đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O). Tùy theo loại vận đơn (Bill gốc hoặc Bill surrender), bộ chứng từ mang theo sẽ khác nhau. Các giấy tờ cơ bản gồm giấy giới thiệu, CMND và thông báo hàng đến.
Tại hãng tàu, nhân viên tiến hành nộp phí local charge như D/O, THC,… Sau khi hoàn tất thanh toán, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao hàng. Đây là bước quan trọng trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL và nhập khẩu container.
Nếu là hàng FCL, doanh nghiệp cần thực hiện thêm thủ tục cược vỏ container. Mức cược phụ thuộc vào loại container và loại hàng hóa. Việc này nhằm đảm bảo container được hoàn trả đúng quy định.
Bỏ túi ngay: Quy trình nhập khẩu hàng nguyên container (FCL)
Bước 3: Thủ tục hải quan trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL
Nhân viên chứng từ sẽ khai báo hải quan trên hệ thống điện tử. Sau khi khai xong, hệ thống sẽ cấp số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Các luồng phổ biến gồm luồng xanh, vàng và đỏ.
Tùy theo từng luồng, doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước kiểm tra khác nhau. Luồng xanh được thông quan nhanh, trong khi luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Quy trình này tương tự quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL về mặt kiểm soát chứng từ.
Sau khi hoàn tất kiểm tra và nộp thuế (nếu có), tờ khai sẽ được thông quan. Nhân viên in mã vạch để tiếp tục làm thủ tục nhận hàng. Đây là bước quyết định việc hàng có được phép lưu thông hay không.
Mời bạn tìm hiểu: Đơn vị vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển
Bước 4: Đổi lệnh tại cảng và nhận container
Sau khi thông quan, nhân viên đến cảng để đổi lệnh lấy container. Hồ sơ gồm D/O, tờ khai, mã vạch và giấy cược container. Các khoản phí nâng hạ cũng được thanh toán tại đây.
Tiếp theo, nhân viên làm thủ tục với hải quan giám sát tại cảng. Nếu không có vấn đề, hồ sơ sẽ được xác nhận để tiến hành nhận hàng. Bước này đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL thực tế.
Sau khi hoàn tất, cảng sẽ cấp phiếu giao nhận container (EIR). Đây là chứng từ cần thiết để lái xe vào nhận hàng. Nhờ đó, việc giao nhận diễn ra đúng quy trình và minh bạch.
Bước 5: Nhận hàng và vận chuyển về kho
Lái xe sử dụng phiếu EIR để vào cảng nhận container. Tùy theo phương án, hàng có thể rút tại cảng hoặc kéo về kho riêng. Mỗi hình thức sẽ có cách xử lý khác nhau.
Trước khi rời cảng, cần kiểm tra kỹ tình trạng container. Bao gồm số cont, số chì và tình trạng vỏ. Đây là bước quan trọng nhằm hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL.
Khi hàng về kho, tiến hành dỡ hàng và đối chiếu số liệu. Sau đó cắt chì và hoàn tất khâu nhận hàng. Quy trình cần đảm bảo chính xác và an toàn.
Đọc thêm về: Công ty vận tải đường biển tại Hà Nội uy tín
Bước 6: Trả vỏ container rỗng
Sau khi dỡ hàng, container rỗng sẽ được trả về bãi theo quy định. Nếu rút hàng tại cảng thì container đã được xử lý ngay tại chỗ. Ngược lại, nếu kéo về kho thì cần vận chuyển trả lại bãi.
Tại bãi container, nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng vỏ. Nếu có hư hỏng, chi phí sửa chữa sẽ được ghi nhận. Đây là bước quen thuộc trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL và nhập khẩu.
Sau khi hoàn tất, bãi sẽ cấp phiếu EIR xác nhận trả vỏ. Đây là chứng từ để làm thủ tục hoàn cược container. Quy trình này giúp kiểm soát tài sản vận chuyển hiệu quả.
Bước 7: Hoàn tiền cược container
Nhân viên công ty vận chuyển đường biển quốc tế mang chứng từ liên quan đến hãng tàu để nhận lại tiền cược. Hồ sơ gồm phiếu EIR nâng – hạ và biên lai cược container. Nếu container không hư hỏng, sẽ được hoàn tiền đầy đủ.
Trong trường hợp có thiệt hại, hãng tàu sẽ trừ chi phí sửa chữa. Việc này đảm bảo trách nhiệm sử dụng container. Đây cũng là bước quen thuộc trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL.
Sau khi nhận lại tiền cược, quy trình gần như hoàn tất. Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ để phục vụ đối soát. Điều này giúp minh bạch chi phí vận hành.
Bước 8: Quyết toán chi phí
Nhân viên tập hợp toàn bộ hóa đơn và chứng từ liên quan. Các chi phí bao gồm vận tải đường biển, lưu bãi, phí hãng tàu,… Sau đó chuyển cho bộ phận kế toán xử lý.
Kế toán sẽ tổng hợp và đối chiếu chi phí thực tế. Đồng thời lập báo cáo để yêu cầu khách hàng thanh toán. Đây là bước cuối trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL và nhập khẩu.
Khi hoàn tất thanh toán, quy trình giao nhận kết thúc. Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả và tối ưu cho các lô hàng sau. Điều này giúp nâng cao hiệu suất logistics tổng thể.
Kết luận
Trong mỗi quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL, doanh nghiệp thường bố trí nhân sự phụ trách riêng để xử lý hồ sơ và chứng từ một cách nhanh gọn, chính xác. Nhờ đó, các thủ tục được thực hiện suôn sẻ, hạn chế sai sót. NEU Logi mong rằng, bài viết trên đã giúp bạn có cái nhìn chi tiết nhất về các bước thực hiện của quá trình này.