Trong hoạt động vận chuyển quốc tế, nhập khẩu bằng hình thức FCL (Full Container Load) là phương án rất phổ biến và hiệu quả, đặc biệt khi khách hàng cần vận chuyển lô hàng lớn, nguyên container. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi làm thủ tục hải quan và chứng từ, dẫn tới chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không mong muốn.
Dưới đây là quy trình nhập khẩu hàng nguyên container mà công ty vận tải NEU Thăng Long khuyến nghị để tối ưu hóa việc giao nhận hàng FCL nhập khẩu.
8 bước trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên Container FLC
Là đơn vị uy tín trong dịch vụ vận tải và thủ tục xuất nhập khẩu, đơn vị chúng tôi có quy trình làm việc bài bản, chuyên nghiệp. Để nhập hàng nguyên containner quốc tế cần có 8 bước như sau:
Bước 1: Nhận giấy báo hàng (Arrival Notice) từ đại lý hãng tàu
Trước khi tàu cập cảng, đại lý của hãng tàu sẽ gửi cho người nhập khẩu (consignee) giấy báo hàng đến (Arrival Notice), thường là 2–3 ngày trước khi tàu cập bến. Thông báo này bao gồm các thông tin quan trọng như lô hàng, cảng dỡ, chi phí ước tính và các giấy tờ cần chuẩn bị.
Trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên container, người nhập khẩu hoặc forwarder được thuê sẽ dựa vào giấy này để chuẩn bị hồ sơ, sắp xếp chi phí và lên kế hoạch nhận hàng.
Bước 2: Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu
Khi phía hãng tàu thực hiện dịch vụ vận tải đường biển đã xác nhận điện giao hàng (delivery order), doanh nghiệp nhập khẩu hoặc đơn vị giao nhận sẽ tiến hành lấy lệnh (D/O). Có hai trường hợp phổ biến:
- Bill gốc (Original Bill of Lading):Nhân viên tuân thủ quy trình nhập khẩu hàng nguyên container mang theo Bill gốc, giấy giới thiệu, chứng minh thư và chi phí local charge để lên hãng tàu lấy lệnh.
- Bill surrender:Nếu sử dụng Bill surrender, cần giấy giới thiệu (có dấu công ty), giấy báo hàng, điện giao hàng từ bên xuất khẩu, bản sao CCCD… để nhận lệnh từ hãng tàu.
Khi đến hãng tàu, quy trình nhập khẩu hàng nguyên container đó là nhân viên sẽ xếp chứng từ tại quầy phát lệnh, thanh toán các khoản phí (D/O, THC, v.v.), sau đó nhận D/O, đồng thời nếu container chưa hoàn thiện thủ tục cược vỏ (deposit) thì tiến hành cược theo quy định.
Bước 3: Thủ tục khai báo hải quan nhập khẩu (VNACCS / ECUS5)
Tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên container là bước cực kỳ quan trọng – mở tờ khai hải quan và thông quan lô hàng:
- Khai báo hải quan:Bộ phận khai báo sẽ nhập thông tin nhập khẩu lên hệ thống ECUS5 – VNACCS (cổng khai hải quan điện tử). Sau khi khai, hệ thống thông tin xuất nhập khẩu này sẽ trả kết quả, bao gồm số tờ khai, luồng kiểm tra, và các thông tin thuế liên quan.
- Kiểm tra và xác minh:Nhân viên kiểm tra kỹ các dữ liệu khai báo do hệ thống tự động tính toán (như thuế, luồng) để đảm bảo không sai sót trước khi nộp tờ khai chính thức. Nếu mọi thông tin hợp lệ, hệ thống cấp số tờ khai (12 chữ số). Tùy loại lô hàng, tờ khai được phân luồng:
- Luồng xanh: Chỉ cần giấy tờ cơ bản, thủ tục thông quan nhanhchóng trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên container.
- Luồng vàng:Hải quan yêu cầu nộp bộ hồ sơ chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy phép nhập khẩu (nếu có), giấy chứng nhận xuất xứ, v.v.
- Luồng đỏ:Ngoài hồ sơ, hải quan tiến hành kiểm tra thực tế lô hàng; có thể kiểm chứng 10% hoặc toàn bộ container tùy rủi ro. Nếu hàng hóa hợp lệ, sẽ lập biên bản và cho thông quan; nếu có sai phạm, có thể bị phạt hoặc tái xuất.
- Chuẩn bị hồ sơ:Bộ chứng từ yêu cầu trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên container cần gồm: giấy giới thiệu (có đóng dấu công ty), invoice thương mại, packing list, hợp đồng mua bán, chứng nhận xuất xứ (nếu có), tờ khai hải quan và thông báo luồng.
- Nộp hồ sơ & thanh toán thuế:Sau khi nộp hồ sơ tại chi cục hải quan, nếu có sai sót, nhân viên giao nhận và hải quan sẽ phối hợp để điều chỉnh. Khi tờ khai hợp lệ, nếu có thuế phải nộp thì forwarder hoặc công ty nhập khẩu sẽ thanh toán, tiếp đó hệ thống cập nhật trạng thái và cho phép thông quan. Sau khi được thông quan, in mã vạch hải quan để tiếp tục quy trình nhập khẩu hàng nguyên container.
Bước 4: Đổi lệnh tại cảng & lấy container hàng
Tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên container, khi đã có D/O và tờ khai được thông quan, bộ phận giao nhận sẽ đưa hồ sơ xuống cảng để “đổi lệnh” (swap lệnh). Công ty vận tải đường biển tại Hà Nội NEU Thăng Long lưu ý khách hàng các loại giấy tờ cần mang theo gồm:
- Giấy giới thiệu công ty
- Tờ khai hải quan đã được thông quan
- Mã vạch đã in
- D/O (của hãng tàu)
- CMND/ giấy tờ cá nhân photo
- Giấy cược container
- Tiền phí nâng container và ký giám sát kho bãi nếu cần
Tại cảng, quy trình nhập khẩu hàng nguyên container là nhân viên giao nhận sẽ làm thủ tục ký giám sát hải quan kho bãi, nộp chứng từ, rồi thanh toán chi phí nâng hạ container. Khi hoàn tất, nhân viên phía cảng sẽ cấp phiếu giao nhận container (EIR) — chứng nhận rằng container đã được nhận để lấy hàng.
Bước 5: Nhận EIR & lấy hàng
Lái xe (hoặc đơn vị vận chuyển trong quy trình vận tải đường biển) nhận phiếu EIR từ nhân viên giao nhận, sau đó vào cảng để tiến hành rút container:
- Nếu hàng được rút trực tiếp tại cảng, lái xe mang EIR vào để hạ container.
- Nếu kéo container về kho riêng của khách hàng: sau khi vào cảng, lái xe kiểm tra số container, niêm chì (seal), tình trạng vỏ container; sau khi ra khỏi cảng về kho, nhân viên sẽ kiểm tra lại chì, số cont và tiến hành dỡ hàng trong kho, cắt chì sau khi đối chiếu đầy đủ.
Bước 6: Trả vỏ container rỗng về bãi
Sau khi rút hết hàng, container rỗng được lái xe hoặc đơn vị vận chuyển đưa quay trở lại bãi container. Quy trình nhập khẩu hàng nguyên container này như sau:
- Tại bãi, nhân viên bãi kiểm tra tình trạng container (mặt vỏ, nắp, niêm chì, hư hỏng nếu có), ghi vào phiếu EIR hạ rỗng.
- Lái xe nộp lại cả hai phiếu EIR (phiếu lấy hàng và phiếu hạ vỏ) cho công ty giao nhận, để chuẩn bị bước lấy lại tiền cược vỏ container.
Bước 7: Lấy lại tiền cược vỏ container
Nhân viên giao nhận mang phiếu EIR và giấy cược vỏ (deposit) đến hãng tàu để yêu cầu trả lại tiền cược. Quy trình nhập khẩu hàng nguyên container thực hiện như sau:
- Nếu container không bị hư hại: khách hàng hoặc forwarder được hoàn 100% tiền đặt cọc.
- Nếu container có hỏng hóc:hãng tàu sẽ trừ chi phí sửa chữa rồi trả phần còn lại.
Bước 8: Thanh toán chi phí & hoàn thiện hóa đơn
Cuối cùng trong các quy trình nhập khẩu hàng nguyên container, nhân viên giao nhận theo dõi hành trình hàng hóa tổng hợp tất cả hóa đơn, chi phí phát sinh (như D/O, phí nâng container, giám sát kho bãi, cược container…) rồi bàn giao cho bộ phận kế toán:
- Kế toán sẽ tập hợp, kiểm tra và lập báo cáo chi tiết chi phí liên quan.
- Sau đó, gửi báo cáo cho giám đốc hoặc bộ phận quản lý tài chính và lập hóa đơn yêu cầu khách hàng thanh toán các chi phí này.
Khi các bước trên trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên container hoàn tất, quy trình giao nhận lô hàng FCL nhập khẩu cũng kết thúc. Nhờ quy trình chuyên nghiệp và chặt chẽ, NEU Thăng Long cam kết giúp khách hàng rút ngắn thời gian làm thủ tục, giảm thiểu rủi ro phát sinh và đảm bảo hàng hóa được nhập khẩu về kho một cách nhanh chóng và an toàn.
Những lợi ích khi tuân thủ quy trình chuẩn
Việc tuân thủ quy trình nhập khẩu hàng nguyên container là bắt buộc, đảm bảo lợi ích cho khách hàng của NEU Thăng Long:
- Tối ưu hóa thời gian:Khi mọi bước được hoạch định rõ ràng, việc chờ đợi lệnh, thông quan hay đổi lệnh tại cảng sẽ nhanh gọn hơn.
- Giảm rủi ro sai sót:Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên container khi khai báo hải quan giúp hạn chế sai sót, giúp hàng hóa nhanh chóng được phân luồng xanh hoặc vàng.
- Quản lý chi phí minh bạch:Việc thu thập hóa đơn, phiếu EIR và giấy cược container giúp kế toán dễ kiểm soát chi phí và yêu cầu hoàn tiền đúng quy định.
- Chuyên nghiệp & uy tín:Quy trình rõ ràng phản ánh năng lực giao nhận chuyên nghiệp, tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác.
Lời kết
Trên đây, công ty vận chuyển đường biển quốc tế NEU Thăng Long vừa hướng dẫn quy trình nhập khẩu hàng nguyên container. Quý khách hàng nếu cần tư vấn thêm, hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất nhé. Trân trọng!