Quy trình vận tải đường biển là vấn đề khách hàng luôn quan tâm hàng đầu trong các dịch vụ logistic và kinh doanh quốc tế. Công ty NEU Thăng Long trong bài viết này sẽ giải mã chi tiết đồng thời hướng dẫn về cách tính cước vận tải oversea để khách hàng nắm chắc và có thể chủ động khi có nhu cầu.
Tìm hiểu quy trình vận tải đường biển
Để một lô hàng xuất khẩu được vận chuyển an toàn và đúng tiến độ, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ 8 bước cơ bản trong quy trình sau đây:
Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Doanh nghiệp và đối tác thỏa thuận các điều khoản về giá, điều kiện giao hàng (Incoterms), thời gian, phương thức thanh toán,… trước khi ký kết hợp đồng chính thức.
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu trong quy trình vận tải đường biển
Một số mặt hàng đặc thù cần giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước trước khi xuất khẩu. Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cho lô hàng.
Bước 3: Đặt booking và nhận container rỗng
Doanh nghiệp liên hệ với hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận (Forwarder) để đặt chỗ trên tàu. Sau đó, lấy container rỗng về kho để đóng hàng.
Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Trong quy trình vận tải đường biển, hàng hóa được đóng gói đúng tiêu chuẩn, kiểm đếm, niêm phong và dán nhãn rõ ràng để đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển.
Bước 5: Mua bảo hiểm cho lô hàng
Đây là bước giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển quốc tế như mất mát, hư hỏng hoặc tai nạn hàng hải.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan
Doanh nghiệp khai báo tờ khai hải quan điện tử, xuất trình hồ sơ và nộp thuế (nếu có) – đây là yêu cầu bắt buộc trong quy trình vận tải đường biển. Sau khi hoàn tất, hàng được phép đưa ra cảng để xuất khẩu.
Bước 7: Giao hàng lên tàu
Hàng được vận chuyển tới cảng, kiểm tra, cân đo và bốc xếp lên tàu. Hãng tàu sẽ phát hành vận đơn (Bill of Lading) làm chứng từ quan trọng cho quá trình giao nhận.
Bước 8: Thanh toán
Sau khi hàng đã được giao, hai bên thực hiện các thủ tục thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương. Đây là công đoạn cuối và kết thúc quy trình vận tải đường biển.
Hướng dẫn cách tính cước vận tải biển
Cước phí trong ngành vận tải đường biển cho hàng hóa đường biển là khoản chi phí để đưa hàng từ nơi gửi đến nơi nhận, được tính theo container hoặc thể tích (CBM). Mức cước không cố định mà thay đổi tùy theo tuyến đường, số lượng, trọng lượng, hãng tàu và đơn vị giao nhận.
Khâu tính phí trong quy trình vận tải đường biển, đơn vị vận chuyển sẽ so sánh giữa trọng lượng (KGS) và thể tích (CBM) của lô hàng, sau đó áp dụng mức giá theo yếu tố lớn hơn. Cách tính này giúp đảm bảo chi phí phản ánh đúng đặc tính của từng loại hàng hóa.
Tính cước phí đối với hàng FCL (hàng nguyên container)
Với quy trình vận tải đường biển aps dụng cho hình thức vận chuyển FCL – Full Container Load, chi phí thường được tính dựa trên đơn vị container, bill (vận đơn) hoặc shipment (lô hàng). Cụ thể:
- Nếu chi phí được tính theo container, bạn chỉ cần lấy đơn giá cước nhân với số lượng container thực tế.
- Nếu chi phí được tính theo bill hoặc theo shipment, thì giá cước sẽ được nhân với số lượng bill hoặc số lượng lô hàng tương ứng.
Tính phí đối với hàng LCL (hàng lẻ)
Đối với quy trình vận tải đường biển áp dụng cho hình thức LCL – Less than Container Load, tức hàng ghép container, đơn vị vận tải sẽ tính phí dựa trên trọng lượng thực tế (KGS) hoặc thể tích thực tế (CBM) của lô hàng.
- Trọng lượng (KGS): là cân nặng thực tế của hàng hóa.
- Thể tích (CBM): được tính theo công thức:
Thể tích (CBM) = (Dài × Rộng × Cao) × Số lượng kiện hàng.
Sau đó, đơn vị dịch vụ vận tải sẽ so sánh giữa hai chỉ số để áp dụng mức cước phù hợp:
- Nếu 1 tấn < 3 CBM → Hàng nặng → Tính theo bảng giá KGS.
- Nếu 1 tấn ≥ 3 CBM → Hàng nhẹ → Tính theo bảng giá CBM.
Các chứng từ cần thiết trong chuyển vận quốc tế đường biển
Trong quy trình vận tải đường biển, việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo hàng hóa được thông quan và vận chuyển hợp pháp. Các loại chứng từ vận tải đường biển thường bao gồm:
Nhóm chứng từ xuất khẩu cơ bản
Với các đơn vị kinh doanh quốc tế, sử dụng dịch vụ vận tải biển sẽ cần 5 loại chứng từ xuất khẩu cơ bản như:
- Văn bản cho phép xuất khẩu: 01 bản chính do Bộ Thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành cấp (áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu có điều kiện).
- Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu: 02 bản chính, dùng để khai báo thông tin lô hàng theo đúng quy trình vận tải đường biển.
- Hợp đồng mua bán ngoại thương (hoặc giấy tờ tương đương): 01 bản sao để đối chiếu thông tin giao dịch.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và mã số doanh nghiệp: Chỉ cần nộp 1 lần khi làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi địa điểm hải quan.
- Bản kê chi tiết hàng hóa (Cargo List): 02 bản chính, dùng cho các lô hàng có chủng loại không đồng nhất.
Các loại chứng từ chính trong quy trình vận tải đường biển
Giầy tờ chính trong vận tải quốc tế bằng đường biển cũng gồm 5 loại đầy đủ gồm:
- Tờ khai hải quan – Chứng từ thể hiện hàng hóa được thông quan hợp pháp.
- Hợp đồng ngoại thương – Là căn cứ pháp lý xác định quyền và nghĩa vụ giữa người mua và người bán tuân thủ theo quy trình vận tải đường biển.
- Giấy phép kinh doanh & mã số doanh nghiệp – Xác minh tư cách pháp nhân của đơn vị xuất – nhập khẩu.
- Bản kê chi tiết hàng hóa – Ghi rõ số lượng, kích thước, trọng lượng từng loại hàng.
- Chứng từ liên quan đến vận chuyển – Là nhóm chứng từ được phát hành khi hàng lên tàu:
- Chỉ thị xếp hàng (Shipping Note)
- Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt)
- Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading)
- Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest)
- Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet)
- Sơ đồ xếp hàng (Ship’s Stowage Plan)
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (Certificate of Quantity/Weight)
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
Những chứng từ này là căn cứ quan trọng trong quy trình vận tải đường biển để xác minh nguồn gốc, số lượng, tình trạng và quyền sở hữu của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Chứng từ phát sinh khi nhận hàng nhập khẩu
Trong quá trình giao nhận, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ vận tải đường biển có thể cần thêm các loại chứng từ nhằm xử lý rủi ro hoặc khiếu nại, bao gồm:
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu
- Biên bản kê khai hàng thừa thiếu theo đúng các quy trình vận tải đường biển.
- Biên bản hàng hư hỏng, đổ vỡ
- Biên bản giám định phẩm chất, trọng lượng
- Giám định của công ty bảo hiểm
- Thư khiếu nại và thư dự kháng (Letter of Claim & Protest Letter)
Lời kết
Việc nắm rõ quy trình vận tải đường biển và các loại chứng từ vận chuyển đường biển giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình xuất – nhập khẩu, tránh sai sót và rủi ro pháp lý trong vận chuyển hàng quốc tế.
Nếu bạn cần hỗ trợ chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan hoặc dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, hãy liên hệ dịch vụ đại lý hải quan của Công ty NEU Thăng Long – đội ngũ chuyên viên logistics của chúng tôi sẽ tư vấn nhanh chóng và mang đến giải pháp tối ưu nhất.