Trung Quốc là một trong những đối tác thương mại quan trọng của Việt Nam nhờ vị trí địa lý liền kề, nhu cầu nhập khẩu đa dạng và hệ thống giao thương phát triển. Tuy nhiên, để đưa hàng hóa vào thị trường này thuận lợi, doanh nghiệp cần đáp ứng các quy định về chất lượng, kiểm dịch, hồ sơ hải quan và điều kiện nhập khẩu đối với từng nhóm sản phẩm. Nắm rõ thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch giao hàng, hạn chế phát sinh chi phí và giảm nguy cơ hàng hóa bị ách tắc tại cửa khẩu hoặc cảng đến.
Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ nào, thực hiện các bước ra sao và mất bao lâu để vận chuyển hàng từ Việt Nam sang Trung Quốc? Công ty công ty vận tải đường biển tại Hà Nội NEU Logi sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Điều kiện xuất khẩu hàng hóa chính ngạch sang Trung Quốc
Trước khi triển khai thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc, doanh nghiệp cần xác định mặt hàng dự kiến xuất khẩu có đáp ứng quy định nhập khẩu của Trung Quốc hay không. Tùy theo chủng loại hàng hóa, thị trường nhập khẩu có thể yêu cầu các chứng nhận về nguồn gốc, chất lượng, an toàn thực phẩm, kiểm dịch hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật.
Một số điều kiện quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý gồm:
Kiểm tra yêu cầu kiểm dịch và an toàn hàng hóa
Đối với các mặt hàng thuộc diện kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần tìm hiểu trước về quy trình lấy mẫu, kiểm tra chất lượng và các chứng từ phải nộp. Hàng hóa cần được đóng gói, bảo quản và vận chuyển theo yêu cầu tương ứng để hạn chế nguy cơ bị từ chối thông quan.
Với hàng vận chuyển bằng container trong thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng vệ sinh, độ an toàn và mức độ phù hợp của phương tiện chứa hàng. Những biện pháp kiểm tra hoặc khử trùng chỉ cần thực hiện theo quy định hiện hành áp dụng cho từng loại hàng, tuyến vận chuyển và cửa khẩu tiếp nhận.
Lưu ý, các biện pháp phòng dịch được áp dụng trong từng giai đoạn có thể thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác minh yêu cầu mới nhất từ cơ quan chức năng và đối tác nhập khẩu thay vì mặc định các quy định từng được áp dụng trong thời kỳ COVID-19 vẫn còn hiệu lực.
Tìm hiểu vấn đề được nhiều người quan tâm: Nhập khẩu gạo và lá thuốc lá khô từ Campuchia
Chuẩn bị chứng từ đối với thực phẩm đông lạnh đảm bảo thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc thuận lợi
Thực phẩm đông lạnh là nhóm hàng có yêu cầu quản lý nghiêm ngặt về an toàn thực phẩm, kiểm dịch và truy xuất nguồn gốc. Khi thực hiện thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc đối với nhóm hàng này, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện nhập khẩu cụ thể và chuẩn bị các giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Tùy mặt hàng và quy định tại thời điểm xuất khẩu, hồ sơ có thể bao gồm:
- Giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành theo quy định.
- Chứng từ về an toàn thực phẩm và chất lượng sản phẩm.
- Hồ sơ truy xuất nguồn gốc hàng hóa.
- Chứng nhận xử lý vệ sinh hoặc khử trùng nếu thuộc trường hợp bắt buộc.
- Các giấy phép, đăng ký hoặc chứng nhận bổ sung theo yêu cầu của phía nhập khẩu.
Không phải mọi lô hàng đông lạnh đều sử dụng một bộ chứng từ giống nhau trong thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc. Doanh nghiệp nên xác định rõ mã HS, nguồn gốc sản phẩm, cơ sở sản xuất và cửa khẩu nhập khẩu để xây dựng hồ sơ phù hợp.
Quy trình xuất khẩu hàng chính ngạch sang Trung Quốc
Quy trình xuất nhập khẩu chính ngạch thường bao gồm chuẩn bị tư cách pháp lý, đàm phán hợp đồng, tổ chức vận chuyển, khai báo hải quan và hoàn thiện chứng từ sau khi hàng được giao. Việc triển khai đúng thứ tự sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ và hạn chế sai sót trong quá trình giao nhận.
Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc bằng đường biển theo hình thức vận chuyển container.
Bước 1: Chuẩn bị thông tin pháp lý và tài khoản giao dịch
Trước khi thực hiện giao dịch xuất khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện cơ bản sau:
- Tư cách pháp lý: Doanh nghiệp cần có thông tin đăng ký kinh doanh phù hợp và đáp ứng điều kiện xuất khẩu đối với mặt hàng dự kiến giao dịch. Nếu cá nhân không đủ điều kiện trực tiếp thực hiện thủ tục, cần tìm hiểu phương án ủy thác xuất khẩu hợp pháp.
- Tài khoản thanh toán: Chuẩn bị tài khoản ngân hàng phục vụ giao dịch trong nước và thanh toán quốc tế theo nhu cầu thực tế.
- Tài khoản khai báo hải quan: Doanh nghiệp cần có phương tiện, tài khoản và chữ ký số đáp ứng yêu cầu khai báo điện tử, hoặc sử dụng dịch vụ của đại lý hải quan đủ điều kiện.
- Thông tin hàng hóa: Xác định tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, mã HS dự kiến và các giấy phép chuyên ngành nếu có.
Khâu chuẩn bị này giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi triển khai thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc, đồng thời giảm nguy cơ phải điều chỉnh hồ sơ khi hàng đã được đóng container hoặc đưa ra cảng.
Đọc thêm ngay: Dịch vụ Vận chuyển đường biển nội địa
Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương
Hợp đồng ngoại thương là căn cứ để hai bên thống nhất trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ trong giao dịch. Trước khi ký kết, doanh nghiệp nên làm rõ các nội dung sau:
Giá cả và điều kiện giao hàng
Hai bên cần thống nhất đơn giá, tổng trị giá hợp đồng, đồng tiền thanh toán, địa điểm giao nhận và trách nhiệm chi trả các khoản phí. Điều kiện giao hàng nên được xác định theo phiên bản Incoterms được hai bên lựa chọn, chẳng hạn Incoterms 2020, đồng thời ghi rõ địa điểm hoặc cảng được chỉ định.
Việc xác định đúng điều kiện giao hàng giúp hạn chế tranh chấp về chi phí vận tải, bảo hiểm, bốc dỡ và thời điểm chuyển giao rủi ro.
Phương thức thanh toán quốc tế đối với thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc
Doanh nghiệp và đối tác cần thống nhất phương thức thanh toán ngay từ giai đoạn thương lượng. Các phương án phổ biến gồm chuyển tiền điện tử, thanh toán trước hoặc sau khi giao hàng, thư tín dụng (L/C) và nhờ thu.
Mỗi phương thức trong thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc có mức độ rủi ro, chi phí và yêu cầu chứng từ khác nhau. Doanh nghiệp nên lựa chọn phương án phù hợp với uy tín của đối tác, giá trị hợp đồng và khả năng kiểm soát dòng tiền.
Nắm bắt thêm: So sánh FCL và LCL trong vận tải đường biển quốc tế
Chất lượng, quy cách và đóng gói hàng hóa
Hợp đồng cần mô tả rõ tiêu chuẩn chất lượng, chủng loại, kích thước, trọng lượng, quy cách đóng gói, nhãn hàng hóa và phương pháp kiểm tra khi giao nhận. Với hàng có yêu cầu bảo quản đặc biệt, cần quy định cụ thể về nhiệt độ, độ ẩm, thời hạn sử dụng hoặc điều kiện vận chuyển tương ứng.
Các điều khoản này đối với thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc giúp giảm thiểu tranh chấp khi hàng đến Trung Quốc và được phía nhập khẩu kiểm tra.
Hồ sơ và chứng từ xuất nhập khẩu
Trước khi chốt hợp đồng, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác cung cấp danh sách giấy tờ cần thiết để làm thủ tục nhập khẩu. Tùy mặt hàng, bộ chứng từ có thể bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận kiểm dịch hoặc các giấy tờ chuyên ngành khác.
Nếu muốn hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại phù hợp của thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc, hai bên cần kiểm tra quy tắc xuất xứ và loại C/O áp dụng cho lô hàng.
Nắm bắt ngay: Các website tra cứu C/O điện tử
Bước 3: Chuẩn bị hàng, đặt chỗ vận chuyển và thông quan
Sau khi hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp tiến hành sản xuất hoặc tập kết hàng, chuẩn bị chứng từ và bố trí phương tiện vận chuyển. Đây là giai đoạn cần phối hợp chặt chẽ giữa bên xuất khẩu, đơn vị vận tải, hãng tàu, kho hàng và đại lý hải quan.
Đặt chỗ với hãng tàu
Khi xác định được lịch giao hàng, doanh nghiệp hoặc đơn vị giao nhận sẽ liên hệ hãng tàu để đặt chỗ vận chuyển container. Sau khi booking được xác nhận, cần kiểm tra các thông tin như:
- Ngày dự kiến tàu khởi hành.
- Thời gian lấy container rỗng.
- Địa điểm đóng hàng và cảng hạ container.
- Thời hạn tiếp nhận container tại cảng.
- Thời điểm kết thúc nhận chứng từ và hoàn tất các thủ tục liên quan.
Các mốc thời gian trên có thể khác nhau tùy hãng tàu, cảng đi và chuyến vận chuyển. Doanh nghiệp thực hiện thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc cần đối chiếu booking để tránh giao hàng muộn hoặc phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi.
Bỏ túi ngay: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Chuẩn bị bộ chứng từ ban đầu
Các chứng từ thường được chuẩn bị gồm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), hợp đồng ngoại thương và thông tin vận chuyển. Nếu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần tiến hành xin giấy phép hoặc chứng nhận theo quy định.
Đồng thời, cần kiểm tra sự thống nhất giữa tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá và thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu trên toàn bộ hồ sơ.
Khai báo hải quan xuất khẩu
Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan thực hiện khai báo điện tử theo quy định của thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc. Hồ sơ khai báo phải phản ánh chính xác thông tin lô hàng và đáp ứng yêu cầu của cơ quan hải quan. Tùy kết quả phân luồng và tính chất hàng hóa, doanh nghiệp có thể cần bổ sung hồ sơ hoặc phối hợp kiểm tra thực tế.
Khi hàng đủ điều kiện thông quan, doanh nghiệp thực hiện các bước giao container vào cảng và hoàn tất thủ tục theo hướng dẫn của cảng, hãng tàu.
Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ giao nhận, đặt chỗ tàu và khai thuê hải quan của đơn vị logistics chuyên nghiệp. Công ty NEU Logi cung cấp thông tin tư vấn về dịch vụ vận chuyển và thủ tục hải quan. Doanh nghiệp có nhu cầu thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc nên liên hệ trực tiếp để xác nhận phạm vi dịch vụ, chi phí và thời gian thực hiện cho từng lô hàng.
Nắm bắt: Thủ tục hải quan cho doanh nghiệp chế xuất
Bước 4: Hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu
Sau khi hàng hoàn tất thủ tục và được vận chuyển theo lịch trình, doanh nghiệp phối hợp với hãng tàu để kiểm tra và nhận vận đơn. Tùy thỏa thuận với đối tác, vận đơn có thể được phát hành dưới hình thức vận đơn gốc, vận đơn điện giao hàng (surrendered bill) hoặc sea waybill, nếu phù hợp với điều kiện giao nhận.
Tiếp đó, doanh nghiệp hoàn thiện các giấy tờ cần thiết cho lô hàng cho thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc, có thể bao gồm:
- Hóa đơn thương mại.
- Phiếu đóng gói.
- Vận đơn.
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nếu được yêu cầu.
- Chứng nhận kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc hun trùng nếu áp dụng.
- Các giấy phép và chứng nhận chuyên ngành liên quan.
Đối với C/O, doanh nghiệp cần xác định đúng mẫu chứng nhận và cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành. Không phải tất cả hàng hóa xuất sang Trung Quốc đều bắt buộc có cùng một loại C/O.
Sau khi kiểm tra tính đầy đủ và thống nhất của chứng từ, doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ cho người mua theo phương thức đã thỏa thuận để đối tác chuẩn bị khai báo nhập khẩu và nhận hàng.
Bước 5: Đối soát thanh toán và lưu trữ hồ sơ
Khi nhận được tiền thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp thực hiện thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc cần đối chiếu số tiền thực nhận với hóa đơn, hợp đồng và các điều khoản thanh toán đã thống nhất. Nếu phát sinh chênh lệch, phí ngân hàng hoặc thanh toán nhiều đợt, cần lưu lại chứng từ để phục vụ công tác kế toán.
Hồ sơ xuất khẩu nên được lưu trữ đầy đủ, bao gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan, vận đơn, chứng từ thanh toán và các giấy chứng nhận liên quan. Việc lưu trữ đúng quy định giúp doanh nghiệp thuận tiện khi quyết toán, giải trình giao dịch hoặc phục vụ kiểm tra sau thông quan.
Mời bạn tìm đọc: Dịch vụ vận tải đường biển quốc tế uy tín
Danh sách các cảng biển lớn tại Trung Quốc
Trung Quốc sở hữu hệ thống cảng biển quy mô lớn, phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa với nhiều quốc gia. Khi lập kế hoạch vận chuyển, doanh nghiệp cần lựa chọn cảng đến dựa trên vị trí kho nhận hàng, tuyến tàu, lịch trình, chi phí vận tải và yêu cầu bảo quản sản phẩm.
Một số cảng biển quan trọng mà nhiều khách hàng quan tâm đến thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc gồm:
- Shanghai Port – Cảng Thượng Hải: Trung tâm giao thương quốc tế lớn, phù hợp với nhiều tuyến vận tải container.
- Zhangjiang Port – Cảng Trạm Giang: Phục vụ hoạt động vận tải biển và giao thương tại khu vực phía nam Trung Quốc.
- Dalian Port – Cảng Đại Liên: Cảng quan trọng ở vùng Đông Bắc Trung Quốc.
- Guangzhou Port – Cảng Quảng Châu: Đầu mối vận chuyển hàng hóa của khu vực đồng bằng Châu Giang.
- Zhuhai Port – Cảng Chu Hải: Phục vụ giao thương tại tỉnh Quảng Đông và khu vực lân cận.
- Hong Kong Port – Cảng Hồng Kông: Trung tâm logistics và trung chuyển quốc tế quan trọng.
- Ningbo-Zhoushan Port – Cảng Ninh Ba – Chu Sơn: Cảng có hoạt động vận chuyển hàng hóa quy mô lớn ở khu vực ven biển phía đông.
- Shenzhen Port – Cảng Thâm Quyến: Một trong những đầu mối container quan trọng của miền nam Trung Quốc.
- Xiamen Port – Cảng Hạ Môn: Phục vụ vận tải biển và giao thương tại tỉnh Phúc Kiến.
- Wenzhou Port – Cảng Ôn Châu: Cảng phục vụ nhu cầu vận tải và kinh tế khu vực ven biển tỉnh Chiết Giang.
Tìm hiểu thêm: Việt Nam có bao nhiêu cảng biển?
Thời gian vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam sang Trung Quốc
Thời gian vận chuyển đường biển giữa Việt Nam và Trung Quốc phụ thuộc vào cảng đi, cảng đến, lịch tàu, phương án trung chuyển và tình trạng khai thác tại từng thời điểm. Theo nội dung tham khảo, thời gian thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc có thể dao động khoảng 2–12 ngày, tùy tuyến và cảng đích. Đây là khoảng thời gian ước tính, không phải cam kết cố định cho mọi lô hàng.
Một số yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng gồm:
- Khoảng cách và vị trí cảng: Tuyến vận chuyển trực tiếp thường có thời gian khác với tuyến phải trung chuyển hoặc kết hợp vận tải nội địa.
- Lịch trình tàu: Tần suất chuyến, thời gian chờ tàu và lịch nghỉ lễ có thể làm thay đổi ngày giao dự kiến.
- Đặc điểm hàng hóa: Hàng dễ hư hỏng, hàng nguy hiểm hoặc hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành có thể cần thêm thời gian chuẩn bị và xử lý.
- Hồ sơ xuất nhập khẩu: Chứng từ thiếu, thông tin không thống nhất hoặc phải bổ sung giấy phép có thể khiến quá trình thông quan thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc kéo dài.
- Điều kiện khai thác cảng: Tình trạng ùn tắc, thời tiết bất lợi hoặc thay đổi lịch tàu cũng ảnh hưởng đến tiến độ.
- Thời gian làm thủ tục tại hai đầu: Thời gian vận chuyển trên biển không đồng nghĩa với tổng thời gian từ kho người bán đến kho người mua. Doanh nghiệp cần tính thêm thời gian lấy hàng, đóng container, thông quan, hạ cảng và giao hàng tại điểm đến.
Để dự toán lịch giao hàng chính xác hơn trong thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp lịch tàu phù hợp, thời gian dự kiến tại từng chặng và các mốc thời gian phải hoàn tất hồ sơ.
Xin đọc thêm: Bảo hiểm cho hàng hóa giá trị cao khi vận chuyển đường biển
Những lưu ý giúp xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc thuận lợi
Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra các yêu cầu nhập khẩu trước khi ký hợp đồng và tổ chức giao hàng. Một số lưu ý quan trọng gồm:
- Xác định chính xác mã HS và chính sách quản lý đối với mặt hàng xuất khẩu.
- Kiểm tra xem sản phẩm có cần giấy phép, đăng ký cơ sở sản xuất, kiểm dịch hoặc chứng nhận chất lượng hay không.
- Thống nhất với người mua về tiêu chuẩn sản phẩm, nhãn hàng hóa, quy cách đóng gói và chứng từ cần cung cấp.
- Kiểm tra tính thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, tờ khai và vận đơn.
- Xác nhận điều kiện giao hàng, trách nhiệm thông quan và phương thức thanh toán ngay từ đầu.
- Đặt lịch vận chuyển phù hợp với thời gian chuẩn bị hàng và hoàn thiện chứng từ.
- Cập nhật các quy định mới nhất của cơ quan chức năng Việt Nam và Trung Quốc trước mỗi lô hàng.
Đặc biệt, yêu cầu nhập khẩu có thể khác nhau đáng kể giữa nông sản, thực phẩm, hàng công nghiệp và các sản phẩm thuộc diện quản lý chuyên ngành. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng một bộ hồ sơ chung cho tất cả mặt hàng.
Lời kết
Nắm rõ thủ tục xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch giao hàng bài bản, chuẩn bị đúng chứng từ và kiểm soát tốt hơn các chi phí phát sinh. Quy trình cơ bản bao gồm chuẩn bị tư cách pháp lý, đàm phán hợp đồng, tổ chức vận chuyển quốc tế, khai báo hải quan, hoàn thiện chứng từ và đối soát thanh toán. Tuy nhiên, hồ sơ cụ thể vẫn phụ thuộc vào loại hàng hóa, phương thức vận chuyển và quy định nhập khẩu tại thời điểm thực hiện.
Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp có thể cân nhắc hợp tác với đơn vị logistics có chuyên môn để được hỗ trợ đặt chỗ vận chuyển, chuẩn bị chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan. Việc kiểm tra điều kiện nhập khẩu từ sớm và phối hợp chặt chẽ với đối tác Trung Quốc sẽ góp phần hạn chế rủi ro, tối ưu tiến độ giao hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động thương mại quốc tế.