Nhập khẩu hàng hóa vận chuyển quốc tế bằng đường biển là phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng vận chuyển khối lượng lớn với chi phí tương đối hợp lý. Tuy nhiên, để một lô hàng được đưa về Việt Nam thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ, kiểm tra chính sách mặt hàng và thực hiện đúng các thủ tục hải quan.
Dưới đây là quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển được trình bày lại theo hướng dễ hiểu, phù hợp cho doanh nghiệp mới thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Nội dung được tổng hợp và biên soạn lại từ thông tin của công ty forwarder NEU Logi.
Các bước trong quy trình nhập khẩu bằng đường biển
Nhập khẩu các loại hàng hóa bằng đường biển sở hữu nhiều ưu điểm như ổn định, giá cước tốt nhất, nhiều đơn vị dịch vụ… Sau đây là 10 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đã được chúng tôi tổng hợp để bạn dễ nắm bắt nhất.
Đặt booking tàu
Sau khi ký hợp đồng ngoại thương và thống nhất điều kiện giao nhận với nhà xuất khẩu, doanh nghiệp tiến hành đặt chỗ với hãng tàu hoặc thông qua Forwarder vận tải đường biển quốc tế hoặc nội địa.
Để yêu cầu booking trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, cần cung cấp những thông tin cơ bản như:
- Cảng xếp hàng (Port of Loading – POL).
- Cảng dỡ hàng (Port of Discharge – POD).
- Cảng chuyển tải nếu có.
- Tên, tính chất và trọng lượng hàng hóa.
- Thời gian dự kiến tàu khởi hành (ETD).
- Thời hạn đóng hàng.
- Loại container, kích thước container.
- Yêu cầu về nhiệt độ, thông gió đối với hàng đặc thù.
Vào mùa cao điểm, lượng booking có thể tăng cao và container rỗng khan hiếm. Vì vậy, nên lên kế hoạch đặt chỗ sớm để hạn chế nguy cơ thiếu container hoặc phải thay đổi lịch tàu và quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển dễ dàng hơn.
Kiểm tra và xác nhận booking trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, hãng tàu hoặc Forwarder về dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa bằng đường biển sẽ gửi Booking Confirmation/Booking Note cho doanh nghiệp.
Trước khi xác nhận, quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển yêu cầu các khách hàng cần đối chiếu kỹ:
- Cảng đi và cảng đến.
- Tên tàu, số chuyến.
- Loại và kích thước container.
- Thời gian tàu chạy.
- Thời hạn gửi Shipping Instruction (SI).
- Thời gian cắt máng (Cut-off CY).
- Địa điểm lấy container rỗng.
- Địa điểm hạ container hàng.
Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, doanh nghiệp nên yêu cầu chỉnh sửa ngay để tránh ảnh hưởng đến lịch vận chuyển và chứng từ sau này, cũng như sẽ ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.
Theo dõi quá trình đóng hàng
Sau khi booking được xác nhận, nhà xuất khẩu tiến hành chuẩn bị và đóng hàng vào container theo kế hoạch.
Đối với hàng FCL, cần kiểm soát các thông tin như số container, số seal, số lượng kiện, trọng lượng và thời gian đóng hàng. Với hàng LCL, hàng thường được đưa đến kho CFS để gom cùng các lô hàng khác trước khi đóng container.
Doanh nghiệp nhập khẩu nên yêu cầu nhà cung cấp cập nhật những thông số quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển như:
- Số container.
- Số seal.
- Ngày đóng hàng.
- ETD và ETA dự kiến.
- Thông tin vận đơn.
Việc theo dõi từ sớm giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ và kế hoạch nhận hàng.
Mời bạn tìm hiểu thêm: Quy trình nhập khẩu hàng nguyên container
Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Chứng từ là một phần quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Trước khi tàu cập cảng Việt Nam, doanh nghiệp cần nhận và kiểm tra các giấy tờ liên quan.
Bộ chứng từ thường gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói (Packing List).
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.
- Chứng từ bảo hiểm nếu mua bảo hiểm.
- Giấy phép nhập khẩu hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu hàng hóa thuộc diện quản lý.
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, cần đối chiếu thống nhất tên hàng, số lượng, trọng lượng, mã container, số seal, cảng đi, cảng đến và thông tin người gửi – người nhận. Sai lệch chứng từ có thể khiến quá trình khai báo và thông quan phát sinh thêm thời gian, chi phí.
Nhận thông báo hàng đến
Trước khi tàu cập cảng, hãng tàu hoặc đại lý thường gửi Arrival Notice – thông báo hàng đến cho consignee hoặc Forwarder.
Thông báo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển thường thể hiện:
- Tên tàu và số chuyến.
- Thời gian dự kiến tàu cập cảng.
- Số vận đơn.
- Số container.
- Cảng dỡ hàng.
- Các khoản phí cần thanh toán.
Doanh nghiệp cần kiểm tra Arrival Notice và quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển ngay khi nhận được để chủ động chuẩn bị thủ tục lấy hàng và tránh phát sinh phí lưu container, lưu bãi.
Mời bạn tìm hiểu ngay: Cách tra cứu container online chính xác nhất!
Làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành
Không phải tất cả hàng nhập khẩu đều cần kiểm tra chuyên ngành. Tùy mã HS, tính chất và chính sách quản lý từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện:
- Kiểm dịch thực vật.
- Kiểm dịch động vật.
- Kiểm tra an toàn thực phẩm.
- Kiểm tra chất lượng.
- Đăng ký công bố hoặc chứng nhận phù hợp.
- Xin giấy phép nhập khẩu.
Do đó, kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhập khẩu là bước rất quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Việc xác định đúng yêu cầu ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hàng đã cập cảng nhưng chưa đủ điều kiện thông quan.
Khai báo hải quan hàng nhập khẩu
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ vận tải đường biển tiến hành khai tờ khai hải quan điện tử. Các thông tin cần khai phải phù hợp với bộ chứng từ và hàng hóa thực tế, đặc biệt là:
- Mã HS.
- Tên hàng.
- Xuất xứ.
- Số lượng.
- Trọng lượng.
- Trị giá.
- Thuế nhập khẩu.
- Thuế GTGT.
- Các chính sách quản lý chuyên ngành liên quan.
Sau khi truyền tờ khai, quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của hệ thống hải quan sẽ phân luồng. Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể được thông quan theo luồng xanh hoặc phải kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa.
Nhận lệnh giao hàng D/O
Để lấy hàng tại cảng, doanh nghiệp cần làm thủ tục nhận Delivery Order (D/O) từ hãng tàu hoặc đại lý.
Tùy từng trường hợp trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp cần chuẩn bị vận đơn, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền và hoàn thành các khoản phí theo yêu cầu của hãng tàu/đại lý.
Đối với hàng nhập khẩu FCL, D/O là một trong những chứng từ quan trọng để thực hiện thủ tục nhận container đối với dịch vụ vận chuyển container quốc tế đường biển.
Hoàn tất thông quan và nhận hàng
Khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp hoàn thành các nghĩa vụ thuế và chi phí liên quan, sau đó phối hợp với cảng để lấy hàng.
Một số khoản chi phí có thể phát sinh trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển gồm:
- Phí D/O.
- Phí vệ sinh container.
- Phí nâng hạ.
- Phí lưu container hoặc lưu bãi nếu quá thời hạn.
- Chi phí vận chuyển nội địa.
Sau khi hoàn tất thủ tục của quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, container được kéo từ cảng về kho doanh nghiệp để dỡ hàng.
Trả container rỗng và lưu hồ sơ
Đối với hàng FCL, sau khi rút hàng, container cần được trả về đúng địa điểm và trong thời hạn mà hãng tàu quy định.
Doanh nghiệp cũng nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của lô hàng gồm hợp đồng, invoice, packing list, B/L, C/O, tờ khai hải quan, chứng từ thuế và các giấy tờ chuyên ngành.
Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp thuận tiện cho công tác kế toán, kiểm tra sau thông quan và đối chiếu khi phát sinh vấn đề.
Tìm hiểu: So sánh FCL và LCL
Những lưu ý quan trọng khi nhập khẩu hàng bằng đường biển
Để hạn chế rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra mã HS và chính sách nhập khẩu trước khi ký hợp đồng.
- Xác định chính xác điều kiện Incoterms và trách nhiệm của các bên.
- Kiểm tra kỹ chứng từ trước khi khai hải quan.
- Theo dõi ETA để chủ động kế hoạch lấy hàng.
- Chuẩn bị trước thủ tục kiểm tra chuyên ngành nếu có.
- Theo dõi thời hạn miễn phí container và lưu bãi.
- Kiểm tra số container, seal và tình trạng hàng khi nhận.
- Chủ động phương án vận chuyển từ cảng về kho.
Tổng kết
Quy trình nhập khẩu bằng đường biển gồm nhiều công đoạn từ đặt booking, theo dõi đóng hàng, kiểm tra chứng từ, nhận thông báo hàng đến, khai hải quan, lấy D/O, thông quan và vận chuyển hàng về kho. Mỗi lô hàng có thể có yêu cầu khác nhau tùy loại hàng, mã HS, quốc gia xuất khẩu và chính sách quản lý chuyên ngành.
Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm, sử dụng dịch vụ Forwarder có thể giúp giảm áp lực xử lý chứng từ, khai báo hải quan và phối hợp với hãng tàu, cảng. Đơn vị vận chuyển đường biển nội địa và quốc tế NEU Logi hiện cung cấp các giải pháp logistics, giao nhận quốc tế, khai báo hải quan và vận chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp.