Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và Logistics, thuật ngữ OPS xuất hiện khá thường xuyên. Khi lô hàng cần làm thủ tục tại cảng, sân bay hoặc kho, mọi người thường nhắc đến nhân viên OPS như người trực tiếp xử lý công việc hiện trường.
Vậy nhân viên OPS là gì, làm những công việc nào và cần có những kỹ năng gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này trong các công ty Logistics và Forwarder. Hãy cùng đơn vị vận tải đường biển quốc tế NEU Logi khám phá ngay!
OPS là gì?
OPS là viết tắt của Operations, thường được hiểu là bộ phận vận hành hoặc nhân viên hiện trường trong lĩnh vực Logistics. Công việc của OPS gắn trực tiếp với quá trình giao nhận, vận chuyển và xử lý hàng hóa.
Khác với những vị trí chủ yếu làm việc tại văn phòng, nhân viên OPS thường phải đến cảng biển, cảng hàng không, kho hàng hoặc các địa điểm liên quan để xử lý thủ tục và phối hợp giao nhận.
Có thể hiểu đơn giản, OPS là cầu nối giữa doanh nghiệp, khách hàng, hãng vận chuyển, kho bãi và các cơ quan liên quan. Họ giúp đảm bảo hàng hóa được thực hiện đúng thủ tục và di chuyển theo kế hoạch.
Vị trí nhân viên OPS có vai trò quan trọng trong chuỗi Logistics, bởi chỉ cần một khâu hiện trường gặp vấn đề cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian giao nhận và tiến độ của cả lô hàng.
Mời bạn tìm hiểu: Việc tắc nghẽn logistics và ảnh hưởng chuỗi cung ứng toàn cầu ra sao?
Công việc của nhân viên OPS Logistics
Nhiệm vụ của nhân viên OPS khá đa dạng và phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, phương thức vận chuyển cũng như từng lô hàng cụ thể. Một số công việc phổ biến gồm:
- Xử lý chứng từ và thủ tục hàng hóa: OPS phối hợp chuẩn bị, kiểm tra các chứng từ cần thiết phục vụ quá trình xuất nhập khẩu. Đồng thời, nhân viên phải theo dõi các giấy tờ liên quan đến thuế, giao nhận và thông quan.
- Thực hiện thủ tục hải quan: Một phần quan trọng của công việc nhân viên OPS là hỗ trợ và thực hiện các thủ tục tại cảng hoặc địa điểm thông quan. Nhân viên cần kiểm tra hồ sơ, phối hợp với bộ phận khai báo và xử lý các vấn đề phát sinh để hàng được thông quan đúng kế hoạch.
- Làm việc với khách hàng: OPS có thể trực tiếp liên hệ với khách hàng để tiếp nhận thông tin lô hàng, hướng dẫn các giấy tờ cần thiết và cập nhật tình trạng giao nhận.
- Nhận và giao lệnh hàng: Nhân viên OPS hiện trường thực hiện các thủ tục liên quan đến lệnh giao hàng, lệnh xuất nhập hàng và phối hợp với các bên để đưa hàng ra khỏi cảng hoặc nhập về kho.
- Theo dõi quá trình giao nhận: OPS kiểm tra tiến độ bốc xếp, vận chuyển và giao nhận hàng hóa, đồng thời phối hợp với tài xế, kho bãi, cảng và các bộ phận liên quan.
- Xử lý các vấn đề phát sinh: Trong thực tế, lô hàng có thể gặp nhiều tình huống như thiếu chứng từ, sai thông tin, chậm lịch tàu, phát sinh kiểm hóa hoặc thay đổi kế hoạch giao nhận. Nhân viên OPS cần nhanh chóng nắm tình hình và phối hợp các bên để xử lý.
Tìm hiểu thêm: Dịch vụ Vận chuyển đường biển nội địa
Nhân viên OPS cần những yêu cầu gì?
Để làm tốt vị trí OPS, ngoài kiến thức chuyên môn, người lao động còn cần khả năng thích nghi với đặc thù công việc hiện trường.
Nắm vững nghiệp vụ Logistics và hải quan
Nhân viên OPS cần hiểu quy trình giao nhận, thủ tục thông quan và các quy định liên quan đến từng phương thức vận chuyển. Đây là nền tảng giúp xử lý hồ sơ chính xác và hạn chế sai sót.
Có sức khỏe tốt
OPS thường xuyên phải di chuyển giữa cảng, kho, bãi và văn phòng, đôi khi làm việc ngoài trời trong điều kiện thời tiết không thuận lợi. Vì vậy, sức khỏe và khả năng chịu áp lực là những yếu tố quan trọng.
Linh hoạt về thời gian
Hoạt động xuất nhập khẩu phụ thuộc vào lịch tàu, chuyến bay, thời gian thông quan và kế hoạch giao nhận. Do đó, OPS có thể phải làm việc vào sáng sớm, buổi tối hoặc những khung giờ không cố định.
Nhân viên OPS cần kỹ năng giao tiếp và phối hợp
Công việc yêu cầu OPS thường xuyên trao đổi với khách hàng, hải quan, cảng, hãng tàu, tài xế và các bộ phận nội bộ. Khả năng giao tiếp rõ ràng, phối hợp tốt sẽ giúp công việc diễn ra thuận lợi hơn.
Cẩn thận và có trách nhiệm
Hàng hóa xuất nhập khẩu thường đi kèm nhiều chứng từ và yêu cầu kiểm soát chặt chẽ. Chỉ một sai sót nhỏ trong thông tin hoặc quy trình cũng có thể gây chậm trễ hoặc phát sinh chi phí.
Vì vậy, nhân viên OPS cần có tính tỉ mỉ, chủ động và trách nhiệm cao trong từng công việc được giao.
Bỏ túi thêm: Đơn vị vận chuyển container quốc tế đường biển
Công việc OPS có phù hợp với nữ không?
OPS thường được biết đến là công việc hiện trường, phải di chuyển nhiều và có thể làm việc trong môi trường cảng hoặc kho bãi. Tuy nhiên, đây không phải công việc chỉ dành cho nam giới.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp Logistics có nhân sự nữ làm nhân viên OPS ở cả vị trí nhân viên và quản lý. Điều quan trọng hơn là người lao động có sức khỏe phù hợp, tinh thần chủ động, cẩn thận và yêu thích công việc Logistics.
Nếu có chuyên môn tốt và khả năng thích nghi với môi trường thực tế, cả nam và nữ đều có thể phát triển trong lĩnh vực này.
Học ngành gì để trở thành nhân viên OPS?
Sinh viên theo học các ngành liên quan đến Logistics, Xuất nhập khẩu, Kinh doanh quốc tế, Ngoại thương, Giao thông vận tải có thể định hướng nghề nghiệp theo vị trí nhân viên OPS.
Hiện nay, nhiều trường đại học và cao đẳng tại Việt Nam có chương trình đào tạo liên quan đến Logistics và chuỗi cung ứng. Một số trường được biết đến với các ngành đào tạo phù hợp gồm:
- Đại học Hàng hải Việt Nam.
- Đại học Kinh tế Quốc dân.
- Đại học Ngoại thương.
- Đại học Giao thông Vận tải.
- Đại học Giao thông Vận tải TP.HCM.
Tuy nhiên, kiến thức trên giảng đường chỉ là nền tảng. Để làm tốt công việc nhân viên OPS thực tế, sinh viên nên chủ động tìm kiếm cơ hội thực tập tại doanh nghiệp Logistics, cảng, kho hàng hoặc công ty Forwarder.
Việc trực tiếp theo nhân viên hiện trường sẽ giúp người mới hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận, chứng từ, cách làm việc tại cảng và phương pháp xử lý các tình huống thực tế.
Mời bạn đọc thêm: Phân biệt và so sánh nhãn hàng hóa và nhãn hiệu
Cơ hội nghề nghiệp của nhân viên OPS
Cùng với sự phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu, thương mại quốc tế và chuỗi cung ứng, nhu cầu nhân lực Logistics ngày càng đa dạng. Nhân viên OPS có thể bắt đầu từ vị trí nhân viên hiện trường và tích lũy kinh nghiệm để phát triển lên các vị trí như trưởng nhóm OPS, điều phối Logistics, quản lý vận hành hoặc chuyên viên xuất nhập khẩu.
Đây cũng là công việc giúp người mới có cái nhìn thực tế về toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa, từ khi hàng đến cảng cho đến khi được giao về kho hoặc khách hàng.
Lời kết
Nhân viên OPS giữ vai trò trực tiếp trong việc vận hành và xử lý hàng hóa tại hiện trường. Công việc đòi hỏi kiến thức Logistics, khả năng xử lý chứng từ, giao tiếp tốt, sức khỏe và tính linh hoạt cao.
Theo quan điểm công ty vận tải đường biển tại Hà Nội NEU Logi, nếu yêu thích môi trường năng động, không ngại di chuyển và muốn phát triển trong lĩnh vực Logistics – xuất nhập khẩu, OPS có thể là một hướng nghề nghiệp đáng cân nhắc. Việc kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế sẽ giúp bạn nhanh chóng nâng cao nghiệp vụ và mở rộng cơ hội phát triển lâu dài.