Vận chuyển đường biển là phương thức logistics chủ lực trong thương mại toàn cầu, đảm nhận hơn 80% khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu quốc tế. Nhờ chi phí thấp, khả năng chuyên chở lớn và kết nối rộng, vận tải biển phù hợp với hầu hết loại hàng từ container, hàng rời, hàng siêu trường siêu trọng đến hàng lạnh. Tuy nhiên, phương thức này cũng tiềm ẩn nhiều thách thức nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ lưỡng. Để tối ưu hiệu quả và tránh rủi ro, dưới đây là 7 vấn đề thiết yếu cần đặc biệt chú trọng mà công ty vận tải đường biển tại Hà Nội NEU Thăng Long xin tổng hợp để gửi tới quý khách.
Lựa chọn tuyến vận chuyển và hãng tàu phù hợp
Tuyến vận chuyển quyết định trực tiếp đến thời gian giao nhận, chi phí và tính ổn định của chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ giữa các tuyến trực tiếp (direct) và tuyến chuyển tải (transshipment). Tuyến trực tiếp trong vận chuyển đường biển thường nhanh nhưng phí cao hơn, trong khi tuyến chuyển tải giúp giảm chi phí nhưng có thể phát sinh rủi ro trễ lịch do phụ thuộc vào nhiều chặng tàu và cảng trung gian.
Song song, hãng tàu cũng là yếu tố then chốt. Mỗi carrier có lợi thế khác nhau về lịch tàu, mức cước, mạng lưới cảng ghé và dịch vụ hỗ trợ. Doanh nghiệp nên kiểm tra mức độ tin cậy lịch trình, điều khoản miễn trừ trách nhiệm, dịch vụ theo dõi tracking, thời gian miễn lưu bãi (free time) và phí phụ thu để lựa chọn đơn vị tối ưu nhất cho đặc thù hàng hóa của mình.
Kiểm soát biến động cước và phụ thu khi vận chuyển đường biển
Cước biển (Ocean Freight) không cố định mà chịu tác động từ giá nhiên liệu (BAF), mùa cao điểm, thiếu container rỗng, tắc nghẽn cảng, chính sách hãng tàu và tình hình địa chính trị của quốc gia mà các công ty vận tải đường biển đang hoạt động.
Ngoài cước chính, vận chuyển đường biển còn có nhiều loại phụ thu và phí phát sinh như CAF (chênh lệch tỷ giá), THC (phí xếp dỡ tại cảng), CIC (phụ thu mất cân đối container), D&D (demurrage & detention), phí lưu bãi, phí đảo container và phí chứng từ.
Để tránh đội chi phí, doanh nghiệp cần: theo dõi thị trường vận tải biển thường xuyên, đàm phán giá sớm, đặt chỗ trước khi vào peak season, so sánh ít nhất 2–3 báo giá và nắm rõ free time nhằm giảm thiểu các khoản phạt hoặc phí chờ container.
Chuẩn bị chứng từ đầy đủ và đúng chuẩn
Bộ hồ sơ xuất nhập khẩu đường biển thường yêu cầu nhiều chứng từ quan trọng như: Vận đơn đường biển (Bill of Lading), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận chất lượng/kiểm dịch (nếu có), khai hải quan, bảo hiểm hàng hóa và một số chứng từ đặc thù theo từng nước cần thiết cho quá trình vận chuyển đường biển.
MBL hoặc HBL phải được kiểm tra kỹ về thông tin người gửi – người nhận, điều khoản Incoterms, mô tả hàng, trọng lượng, số container, số seal, cảng xếp (POL), cảng dỡ (POD) và điều kiện trả hàng. Sai sót nhỏ trong vận đơn có thể dẫn đến không nhận được hàng, chậm thông quan hoặc bị tính phí chỉnh sửa cao từ hãng tàu.
Lưu ý: luôn đối chiếu thông tin chứng từ với booking note, hạn chế sửa đổi sau khi tàu chạy và yêu cầu đối tác xác nhận bản nháp trước khi phát hành bản gốc.
Đóng gói, cố định hàng hóa đúng kỹ thuật
Trong suốt hành trình dài vận chuyển đường biển, container chịu rung lắc mạnh và tác động từ độ ẩm, muối biển, thay đổi nhiệt độ. Vì vậy, đóng gói đúng quy chuẩn sẽ giảm mạnh nguy cơ hư hỏng. Một số nguyên tắc cần nhớ trong quy trình vận tải đường biển:
- Hàng dễ vỡ:cần pallet, chèn túi khí (dunnage airbag), xốp chống sốc, chống dịch chuyển.
- Hàng rời hoặc nhiều kích thước:nên đóng thành khối và cố định bằng dây đai (lashing belt) hoặc thanh giằng khi lên tàu vận chuyển đường biển.
- Hàng ẩm, hàng nhạy cảm:cần hút ẩm bằng desiccant, bọc màng PE, lót sàn container nếu cần.
- Hàng lạnh (Reefer):yêu cầu kiểm soát nhiệt độ và độ thông gió phù hợp.
Việc không cố định hàng tốt khi vận chuyển đường biển có thể gây hiện tượng đổ hàng trong container, móp méo, ướt mốc hoặc ảnh hưởng đến cấu trúc container dẫn đến tranh chấp bồi thường phức tạp.
Bảo hiểm hàng hóa – Không nên bỏ qua
Rủi ro vận tải biển bao gồm: mất hàng trên biển, chìm tàu, container rơi xuống nước, ướt do mưa bão, cháy nổ, va đập, hư hại bề mặt, hỏng hóc máy móc, trộm cắp tại cảng. Nhiều doanh nghiệp chủ quan không mua bảo hiểm nhằm tiết kiệm chi phí, nhưng khi xảy ra sự cố, tổn thất thường cao gấp hàng chục lần phí bảo hiểm.
Doanh nghiệp nên chọn bảo hiểm theo điều khoản ICC-A để được bảo vệ toàn diện nhất với dịch vụ vận chuyển đường biển, đặc biệt với hàng giá trị cao, hàng xuất theo điều kiện CIF hoặc CIP. Lưu ý quan trọng: đọc kỹ phạm vi bảo hiểm, mức miễn thường (deductible) và quy trình khiếu nại (claim) sau sự cố.
Lưu ý về thời gian tại cảng và phí phạt
Nhiều rủi ro lớn trong vận tải biển không phải nằm trên biển, mà nằm ở giai đoạn hàng ở cảng. Nếu lấy container chậm, bạn có thể bị phạt:
- Demurrage:phí lưu container tại cảng sau khi hết free time.
- Detention:phí giữ container quá lâu ngoài cảng trước khi trả rỗng.
- Storage:phí lưu bãi tại cảng hoặc depot.
Để tránh bị phạt, doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ vận chuyển đường biển của NEU Thăng Long cần đặt lịch nhận hàng ngay khi có Arrival Notice, chuẩn bị kế hoạch vận chuyển nội địa, nhân lực bốc dỡ và phương án trả container rỗng nhanh chóng.
Theo dõi lịch trình & quản lý rủi ro thời tiết, tắc nghẽn cảng
Do tàu biển phụ thuộc lớn vào thời tiết và hạ tầng cảng, mưa bão, sương mù, gió mùa, áp thấp, ùn ứ cảng hoặc thiếu thiết bị bốc xếp có thể làm tàu phải đổi hướng hoặc delay. Doanh nghiệp nên:
- Sử dụng hệ thống tracking container real-time của hãng tàu hoặc forwarder.
- Xây dựng buffer time trong kế hoạch vận chuyển đường biểngiao nội địa.
- Tránh ship hàng gấp sát hạn deadline khách hàng.
- Chuẩn bị phương án chuyển tải linh hoạt khi cần.
Forwarder và đại lý tàu uy tín như NEU Thăng Long sẽ hỗ trợ doanh nghiệp booking chỗ ổn định, làm chứng từ nhanh, tư vấn hải quan, tối ưu cước và xử lý sự cố chuyên nghiệp khi phát sinh tranh chấp. Khi chọn đơn vị, hãy ưu tiên nơi có: kinh nghiệm lâu năm, mạng lưới đại lý quốc tế tốt, quy trình phản hồi nhanh và chính sách làm việc minh bạch, không giấu phụ phí.
Tổng kết
Vận chuyển đường biển là phương án logistics kinh tế và hiệu quả cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, nhưng để tránh tổn thất và tối ưu lợi ích, doanh nghiệp cần chú trọng từ chọn tuyến – hãng tàu, chuẩn bị chứng từ chính xác, đóng gói an toàn, mua bảo hiểm, quản lý thời gian tại cảng đến lựa chọn đối tác giao nhận uy tín.
Khi chuẩn bị càng kỹ, rủi ro càng nhỏ và lợi thế chi phí, tiến độ sẽ phát huy tối đa, giúp doanh nghiệp duy trì chuỗi cung ứng ổn định, bền vững và giàu sức cạnh tranh trên thương trường quốc tế.