Để tiết kiệm thời gian, nhân lực và hạn chế những khó khăn khi thực hiện thủ tục ngoại thương, nhiều cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn ủy thác xuất nhập khẩu. Vậy hình thức này là gì, phù hợp với những đối tượng nào và có những ưu nhược điểm ra sao? Cùng NEU Logi giải đáp câu hỏi ngày ngay sau đây
Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?
Đây là hình thức cá nhân hoặc doanh nghiệp thuê một đơn vị khác đứng ra thực hiện các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa.
Đơn vị nhận ủy thác xuất nhập khẩu sẽ thay mặt bên thuê thực hiện các giao dịch theo thỏa thuận, bao gồm ký kết hợp đồng mua bán, làm thủ tục hải quan và thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo hợp đồng cũng như quy định pháp luật.
Hình thức này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc chưa đủ nguồn lực để tự thực hiện toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu.
Những đối tượng thường sử dụng ủy thác xuất nhập khẩu
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu thường được lựa chọn trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp mới tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, chưa am hiểu quy trình và thủ tục hải quan.
- Sản phẩm xuất nhập khẩu còn mới, doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm xử lý.
- Cá nhân hoặc doanh nghiệp chưa có đầy đủ tư cách pháp lý hoặc chức năng để trực tiếp xuất nhập khẩu.
- Doanh nghiệp muốn nhập khẩu mặt hàng chưa nằm trong danh mục được phép thực hiện theo chức năng của mình.
- Doanh nghiệp cần đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ xử lý giao dịch, vận chuyển và thủ tục với đối tác nước ngoài.
Mời bạn tìm hiểu: Các phụ phí trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu
Sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc và chủ động hơn trong quá trình nhập hàng. Một số lợi ích đáng chú ý gồm:
- Tiết kiệm thời gian thực hiện thủ tục.
- Giảm nhu cầu bố trí nhân sự chuyên trách.
- Hạn chế những rủi ro do thiếu kinh nghiệm về xuất nhập khẩu.
- Hỗ trợ tối ưu quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
- Giúp hoạt động nhập khẩu được thực hiện ổn định hơn.
- Được đơn vị có chuyên môn hỗ trợ hồ sơ và thủ tục liên quan.
Nhờ dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh thay vì tự xử lý toàn bộ các công việc logistics và hải quan.
Mời bạn tìm hiểu: NEU Logi – Công ty vận chuyển đường biển quốc tế uy tín
Hạn chế của dịch vụ ủy thác nhập khẩu
Bên cạnh những lợi ích, ủy thác xuất nhập khẩu cũng có một số hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc.
Rủi ro đối với bên thuê ủy thác
- Phát sinh phí dịch vụ: Do phải thuê thêm một đơn vị trung gian nên doanh nghiệp sẽ phát sinh chi phí ủy thác xuất nhập khẩu. Đây là lý do một số doanh nghiệp chỉ sử dụng dịch vụ cho những lô hàng đầu, sau đó chủ động thực hiện khi đã có kinh nghiệm.
- Hạn chế khả năng kiểm soát thông tin: Khi thông qua đơn vị thứ ba, bên thuê có thể không trực tiếp nắm bắt toàn bộ tình trạng lô hàng. Vì vậy, việc lựa chọn đơn vị nhận ủy thác uy tín và quy định rõ trách nhiệm cung cấp thông tin trong hợp đồng là rất quan trọng.
Rủi ro đối với đơn vị nhận ủy thác xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu cũng có thể gặp nhiều vấn đề trong quá trình thực hiện. Khách hàng chưa hiểu rõ quy trình có thể khó đồng thuận với những khoản chi phí phát sinh thực tế như phí vận chuyển, kiểm tra hoặc thủ tục hải quan.
Thông tin về lô hàng không đầy đủ cũng gây khó khăn khi khai báo. Đặc biệt, nếu hàng hóa có chứa hàng cấm hoặc thuộc nhóm hàng cần giấy phép mà khách hàng không cung cấp đầy đủ thông tin, đơn vị nhận ủy thác có thể đối mặt với các rủi ro pháp lý.
Ngoài ra, những lô hàng được ủy thác xuất nhập khẩu có thủ tục phức tạp, hàng phế liệu hoặc hàng phải xin nhiều loại giấy phép cũng dễ phát sinh thời gian và chi phí xử lý.
Không thể bỏ qua: Dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa bằng đường biển
Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu
Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu có thể được triển khai qua 3 bước cơ bản:
Bước 1: Thỏa thuận và ký hợp đồng ủy thác
Hai bên thống nhất các nội dung liên quan đến hàng hóa, chi phí, vận chuyển, khai báo hải quan, trách nhiệm và thời gian thực hiện trước khi ký hợp đồng.
Bước 2: Thực hiện thủ tục thông quan
Đơn vị nhận ủy thác xuất nhập khẩu tiến hành khai báo hải quan và thực hiện các thủ tục cần thiết để hàng hóa được thông quan. Thông tin của bên ủy thác được thể hiện trên hồ sơ theo quy định và là cơ sở xác định chủ hàng.
Đơn vị nhận ủy thác cũng có thể thực hiện việc nộp các khoản thuế liên quan thay cho bên thuê theo thỏa thuận.
Bước 3: Giao hàng và xuất hóa đơn dịch vụ
Sau khi hàng được thông quan, đơn vị nhận ủy thác tiến hành giao hàng cho bên thuê. Đồng thời, các chứng từ và hóa đơn dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu được lập theo thỏa thuận và quy định liên quan đến vận chuyển quốc tế.
Lưu ý về thuế VAT khi ủy thác nhập khẩu
Khi thực hiện ủy thác nhập khẩu, doanh nghiệp cần chú ý đến các khoản VAT liên quan, bao gồm VAT đối với dịch vụ ủy thác và VAT của hàng hóa nhập khẩu.
- VAT đối với phí dịch vụ ủy thác: Khoản phí này được tính theo quy định áp dụng cho hợp đồng dịch vụ.
- VAT đối với hàng hóa nhập khẩu: Đơn vị nhận ủy thác xuất nhập khẩu căn cứ vào hóa đơn nhập khẩu, tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan để xác định số thuế phải nộp. Trường hợp bên nhận ủy thác nộp thay, khoản thuế này sẽ được bên ủy thác hoàn trả theo thỏa thuận.
Bỏ túi ngay: Cách tính chi phí bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu
Có nên sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu?
Ủy thác xuất nhập khẩu là giải pháp phù hợp với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm, thiếu nhân sự chuyên môn hoặc gặp khó khăn trong quá trình xử lý thủ tục hải quan và logistics.
Tuy nhiên, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra năng lực của đơn vị cung cấp dịch vụ, thống nhất rõ chi phí, trách nhiệm của mỗi bên, phương thức cập nhật thông tin và cách xử lý các khoản phát sinh.
Việc lựa chọn đúng đối tác sẽ giúp hạn chế rủi ro, kiểm soát chi phí và hỗ trợ quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi hơn.