Việc phát sinh phí DEM-DET thường liên quan đến việc chậm xử lý chứng từ, hải quan hoặc nhận hàng. Vì vậy, xác định đúng Notify Party và phối hợp kịp thời giữa các bên là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế chi phí phát sinh. Hãy cùng nắm rõ các vấn đề này qua bài viết sau của đơn vị vận tải đường biển quốc tế NEU Logi.
Notify Party là gì? Vai trò trong vận chuyển hàng hóa
Trước khi tìm hiểu các nguyên nhân khiến phát sinh phí DEM-DET, doanh nghiệp cần hiểu rõ định nghĩa Notify Party và vai trò của bên này trong một lô hàng xuất nhập khẩu là như thế nào.
Khái niệm Notify Party
Notify Party hay “người nhận thông báo” là tổ chức hoặc cá nhân được chỉ định để nhận thông tin liên quan đến tình trạng và lịch trình của lô hàng. Thông tin này thường được thể hiện trên vận đơn đường biển (Bill of Lading).
Notify Party có thể là người nhập khẩu, đại lý giao nhận hoặc bên được ủy quyền nhận thông báo từ hãng tàu, có thể trùng hoặc khác Consignee. Việc xác định đúng giúp hạn chế phát sinh phí DEM–DET.
Việc khai báo chính xác thông tin giúp các bên nhanh chóng nhận được thông báo hàng đến, lịch tàu, thời gian lấy lệnh và các yêu cầu liên quan. Nếu thông tin không chính xác, quá trình xử lý hàng có thể bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.
Vai trò của Notify Party
Notify Party đóng vai trò kết nối thông tin giữa các hãng tàu, đại lý và người nhận hàng, nó giúp phối hợp xử lý kịp thời khi hàng cập cảng, từ đó giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh phí DEM – DET.
Đặc biệt, người nhận thông báo cần theo dõi thời gian tàu cập cảng, thời hạn miễn phí lưu container và các yêu cầu về chứng từ. Việc chủ động xử lý giúp hạn chế tình trạng container lưu tại cảng hoặc sử dụng thiết bị của hãng tàu vận chuyển quốc tế quá thời gian quy định.
Nếu Notify Party chậm tiếp nhận thông tin hoặc không phối hợp kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp nhiều vấn đề trong quá trình nhận hàng. Đây là một trong những yếu tố gián tiếp khiến phát sinh phí DEM-DET ngoài dự kiến.
6 nguyên nhân phát sinh phí DEM-DET cần lưu ý
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc doanh nghiệp phải thanh toán DEM-DET. Dưới đây là 6 trường hợp phổ biến cần được kiểm soát trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa để không phát sinh phí.
Chậm làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian lấy hàng và có thể phát sinh phí DEM-DET nếu chứng từ thiếu, khai báo sai hoặc phải bổ sung hồ sơ, khiến quá trình thông quan kéo dài.
Khi hàng đã cập cảng nhưng chưa hoàn thành thủ tục cần thiết, container vẫn phải tiếp tục lưu tại cảng. Nếu vượt quá thời gian miễn phí mà hãng tàu quy định, doanh nghiệp có thể phải chịu phí lưu container.
Vì vậy, chuẩn bị chứng từ và chủ động khai báo hải quan trước khi hàng cập cảng là giải pháp quan trọng để hạn chế phát sinh phí DEM-DET. Doanh nghiệp và các hãng tàu quốc tế tại Việt Nam cũng nên thường xuyên kiểm tra tình trạng thông quan để xử lý sớm các vấn đề phát sinh.
Chậm nhận thông báo hàng đến
Arrival Notice là thông báo quan trọng giúp người nhận hàng nắm được thời gian dự kiến tàu cập cảng và các thông tin cần thiết để chuẩn bị nhận hàng. Nếu Notify Party không nhận hoặc bỏ sót thông báo, quá trình lấy hàng có thể bị chậm.
Trong thực tế, phát sinh phí DEM – DET có thể xảy ra khi thông tin Notify Party không chính xác, email không được kiểm tra thường xuyên hoặc thay đổi nhân sự phụ trách khiến thông báo hàng đến bị bỏ lỡ.
Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin Notify Party trên vận đơn, duy trì đầu mối liên hệ ổn định và thường xuyên cập nhật thông báo từ hãng tàu. Đây là cách đơn giản nhưng hiệu quả để hạn chế chi phí phát sinh do chậm nhận thông tin.
Chứng từ hàng hóa bị sai hoặc thiếu gây phát sinh phí DEM-DET
Phát sinh phí DEM-DET có thể bắt nguồn từ những sai sót trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Chỉ một lỗi về tên hàng, số lượng, thông tin người nhận hoặc vận đơn cũng có thể khiến quá trình xử lý bị trì hoãn, ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.
Khi chứng từ chưa hoàn chỉnh, doanh nghiệp có thể không lấy được lệnh giao hàng hoặc chưa đủ điều kiện để hoàn tất các bước nhận container. Container vì thế tiếp tục nằm tại cảng và phát sinh chi phí.
Để hạn chế tình trạng này, các bên cần kiểm tra chứng từ trước khi tàu cập cảng. Việc đối chiếu thông tin giữa Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading và hồ sơ hải quan giúp giảm đáng kể nguy cơ phát sinh phí DEM-DET.
Chậm lấy container hoặc trả container rỗng
Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần nhanh chóng bố trí phương tiện để lấy container ra khỏi cảng. Nếu thiếu xe, thiếu tài xế hoặc chưa sắp xếp được kế hoạch giao hàng, container có thể tiếp tục nằm trong cảng.
Đối với hàng nhập, thời gian container nằm tại cảng có thể làm phát sinh phí DEM. Trong khi đó, nếu container được lấy ra nhưng trả rỗng chậm hơn thời gian quy định, doanh nghiệp có thể chịu phí DET.
Vì vậy, kế hoạch vận tải cần được chuẩn bị đồng bộ với lịch tàu và thời hạn miễn phí. Chủ động phương tiện và lịch giao nhận sẽ giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ phát sinh phí DEM-DET không cần thiết.
Mời bạn tham khảo thêm về thủ tục Hải quan Xuất khẩu và Nhập khẩu hàng hóa.
Tàu cập cảng hoặc lịch vận chuyển thay đổi
Lịch tàu có thể thay đổi do thời tiết, tình trạng cảng, ùn tắc hoặc các yếu tố khai thác khác. Những thay đổi này đôi khi khiến kế hoạch nhận hàng ban đầu của doanh nghiệp không còn phù hợp.
Nếu không cập nhật kịp thời lịch tàu và thời gian hàng đến, doanh nghiệp có thể không chuẩn bị đủ nhân lực, phương tiện hoặc chứng từ, dẫn đến phát sinh phí DEM-DET do chậm nhận container.
Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi ETA, thông báo từ hãng tàu và đại lý logistics. Việc chủ động nắm bắt thông tin giúp kịp thời điều chỉnh kế hoạch nhận hàng, sắp xếp vận chuyển và chuẩn bị chứng từ, từ đó hạn chế rủi ro phát sinh chi phí lưu container.
Phối hợp giữa các bên chưa hiệu quả
Một lô hàng nhập khẩu có sự tham gia của nhiều bên như người bán, người mua, hãng tàu, đại lý, đơn vị logistics và hải quan. Chỉ cần một bên xử lý chậm cũng có thể ảnh hưởng tiến độ và phát sinh phí DEM-DET.
Việc thiếu đầu mối phụ trách, phản hồi email chậm hoặc không thống nhất trách nhiệm xử lý có thể khiến những công việc quan trọng bị trì hoãn. Đây là nguyên nhân khá phổ biến nhưng đôi khi doanh nghiệp khó nhận ra ngay.
Để hạn chế tình trạng này, các bên nên phân công rõ trách nhiệm, duy trì kênh liên lạc thống nhất và chủ động cập nhật tiến độ. Quy trình phối hợp chặt chẽ sẽ giúp giảm thiểu những khoản phát sinh phí DEM-DET trong quá trình giao nhận.
Giải pháp hạn chế phát sinh phí DEM-DET
Sau khi xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng quy trình kiểm soát thời gian và chứng từ để hạn chế chi phí ngoài dự kiến. Dưới đây là một số giải pháp.
Chủ động kiểm soát chứng từ và thời gian
Trước khi hàng cập cảng, doanh nghiệp nên rà soát đầy đủ chứng từ, kiểm tra vận đơn và chuẩn bị hồ sơ hải quan để hạn chế phát sinh phí DEM-DET. Những sai sót phát hiện sớm sẽ dễ xử lý và tránh chậm trễ khi nhận hàng.
Bên cạnh đó, cần theo dõi sát ETA và thời hạn miễn phí DEM-DET của từng hãng tàu. Không nên chờ đến khi nhận được thông báo quá hạn mới bắt đầu triển khai kế hoạch lấy hàng.
Doanh nghiệp cũng nên xây dựng lịch nhận hàng cụ thể, trong đó xác định rõ thời gian thông quan, lấy container, vận chuyển về kho và trả container rỗng. Quy trình này giúp hạn chế tối đa nguy cơ phát sinh phí DEM-DET.
Lựa chọn đơn vị logistics chuyên nghiệp
Đối với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm về vận tải biển, việc phối hợp nhiều công đoạn có thể gây khó khăn. Sử dụng dịch vụ logistics trọn gói giúp doanh nghiệp có thêm đơn vị hỗ trợ theo dõi tiến độ và xử lý các thủ tục liên quan.
Một đơn vị logistics chuyên nghiệp có thể hỗ trợ kiểm tra chứng từ, theo dõi lịch tàu, phối hợp khai báo hải quan và sắp xếp vận chuyển hàng hóa, qua đó hạn chế phát sinh phí DEM-DET và xử lý sớm các rủi ro chậm trễ.
Với vai trò là đơn vị vận chuyển và khai báo hải quan uy tín, Công ty Lacco luôn theo sát từng khâu giao nhận, góp phần nâng cao hiệu quả và tính chủ động trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Nắm bắt thêm về các quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển
Kết luận
Sẽ có phát sinh phí DEM-DET nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt thời gian và quy trình nhận hàng, đặc biệt liên quan đến vai trò Notify Party. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt quy trình và hợp tác với đơn vị chuyên nghiệp để tối ưu chi phí. NEU Thăng Long luôn mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về logistics.