Công bố hợp quy là một trong những yêu cầu quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm khi sản xuất, kinh doanh hoặc đưa sản phẩm ra thị trường. Hoạt động này nhằm xác nhận sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc quá trình có khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật được quy định trong quy chuẩn tương ứng. Việc thực hiện đúng quy trình và thủ tục công bố hợp quy không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn góp phần nâng cao uy tín, tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.
Theo quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung và quy định chuyên ngành có liên quan, hoạt động công bố hợp quy được thực hiện theo những yêu cầu cụ thể về đánh giá sự phù hợp và đăng ký hồ sơ. Trong bài viết dưới đây, Công ty vận tải đường biển tại Hà Nội NEU Logi sẽ giúp doanh nghiệp tìm hiểu khái niệm, đối tượng áp dụng, các bước thực hiện và thành phần hồ sơ cần chuẩn bị.
Công bố hợp quy là gì?
Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân xác nhận và công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Đây là hoạt động được thực hiện dựa trên kết quả đánh giá sự phù hợp theo phương thức do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Để thực hiện quy trình và thủ tục công bố hợp quy, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm hoặc hàng hóa của mình thuộc quy chuẩn kỹ thuật nào, đồng thời tiến hành đánh giá theo yêu cầu áp dụng. Tùy từng nhóm sản phẩm, việc đánh giá có thể được thực hiện thông qua tổ chức chứng nhận được chỉ định hoặc bằng hình thức tự đánh giá nếu pháp luật cho phép.
Quy chuẩn kỹ thuật và chứng nhận hợp quy
Quy chuẩn kỹ thuật là hệ thống các yêu cầu, giới hạn về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phải đáp ứng. Những quy định này được xây dựng nhằm bảo đảm an toàn, bảo vệ sức khỏe con người, động vật, thực vật, môi trường, quyền lợi người tiêu dùng và lợi ích quốc gia.
Trong khi đó, chứng nhận hợp quy là hoạt động đánh giá, xác nhận một đối tượng cụ thể đáp ứng các yêu cầu của quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Kết quả chứng nhận nằm trong quy trình và thủ tục công bố hợp quy có thể được sử dụng làm căn cứ để tổ chức, cá nhân thực hiện công bố hợp quy theo quy định.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy. Chứng nhận hợp quy là kết quả đánh giá sự phù hợp do tổ chức có thẩm quyền thực hiện, còn công bố hợp quy là hoạt động công bố của tổ chức, cá nhân dựa trên căn cứ đánh giá hợp lệ hoặc hình thức tự đánh giá được phép áp dụng.
Mời bạn cùng đọc thêm: Quy tắc xuất xứ hàng hóa trong Hiệp định RCEP
Những sản phẩm, hàng hóa nào cần công bố hợp quy?
Đối tượng thực hiện quy trình và thủ tục công bố hợp quy là các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình và môi trường thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Các quy chuẩn này có thể do Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành hoặc được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật địa phương do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, sản phẩm thuộc diện quản lý có thể bao gồm:
- Vật liệu xây dựng và các sản phẩm phục vụ hoạt động xây dựng.
- Thiết bị điện, điện tử và một số thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn.
- Sản phẩm thuộc lĩnh vực thực phẩm, nông nghiệp và các ngành liên quan.
- Hóa chất, vật liệu và hàng hóa có nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe con người hoặc môi trường.
- Các nhóm sản phẩm khác nằm trong danh mục hàng hóa thuộc phạm vi quản lý chuyên ngành.
Không phải mọi sản phẩm lưu thông trên thị trường đều bắt buộc thực hiện quy trình và thủ tục công bố hợp quy. Doanh nghiệp cần căn cứ vào quy chuẩn kỹ thuật, danh mục sản phẩm hàng hóa nhóm 2 và quy định quản lý chuyên ngành hiện hành để xác định chính xác nghĩa vụ của mình.
Việc xác định đúng đối tượng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức đánh giá phù hợp, hạn chế tình trạng chuẩn bị sai hồ sơ hoặc thực hiện những thủ tục không cần thiết.
Nắm bắt ngay: Quy trình nhập khẩu hàng nguyên container
Quy trình và thủ tục công bố hợp quy gồm những bước nào?
Về cơ bản, quy trình và thủ tục công bố hợp quy được triển khai thông qua hai công đoạn chính: đánh giá sự phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật và đăng ký bản công bố hợp quy tại cơ quan có thẩm quyền. Tùy vào đặc điểm sản phẩm và phương thức đánh giá được áp dụng, các công việc cụ thể có thể khác nhau.
Bước 1: Xác định quy chuẩn kỹ thuật áp dụng
Trước khi tiến hành đánh giá, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm, hàng hóa thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) hoặc quy chuẩn kỹ thuật địa phương tương ứng.
Ở bước này trong quy trình và thủ tục công bố hợp quy, cần kiểm tra các thông tin như tên sản phẩm, công dụng, thành phần, đặc tính kỹ thuật, mục đích sử dụng và lĩnh vực quản lý. Việc xác định đúng quy chuẩn là cơ sở quan trọng để lựa chọn chỉ tiêu thử nghiệm và phương thức đánh giá phù hợp.
Bước 2: Tiến hành đánh giá sự phù hợp
Sau khi xác định được quy chuẩn áp dụng, doanh nghiệp thực hiện đánh giá hợp quy theo phương thức được quy định. Hoạt động này có thể do tổ chức chứng nhận được cơ quan có thẩm quyền chỉ định thực hiện hoặc do tổ chức, cá nhân tự đánh giá nếu thuộc trường hợp được phép.
Tùy theo từng loại sản phẩm, quá trình đánh giá trong quy trình và thủ tục công bố hợp quy có thể bao gồm lấy mẫu, thử nghiệm, kiểm tra hồ sơ kỹ thuật, đánh giá điều kiện sản xuất và xem xét hệ thống quản lý chất lượng.
Nếu kết quả đánh giá đáp ứng các yêu cầu tương ứng, doanh nghiệp sẽ có căn cứ để tiếp tục thực hiện bước đăng ký công bố hợp quy.
Nắm bắt thêm: Quy trình vận chuyển container quốc tế đường biển
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký công bố hợp quy
Đây là công đoạn cần được thực hiện cẩn thận nhằm bảo đảm các tài liệu cung cấp đầy đủ, thống nhất và phù hợp với phương thức đánh giá đã lựa chọn thuộc quy trình và thủ tục công bố hợp quy.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản công bố hợp quy, giấy tờ pháp lý của đơn vị, kết quả chứng nhận hoặc tài liệu tự đánh giá cùng những hồ sơ liên quan theo quy định hiện hành.
Thành phần hồ sơ cụ thể sẽ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp sử dụng kết quả chứng nhận của tổ chức được chỉ định hay tự đánh giá sự phù hợp.
Bước 4: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Sau khi hoàn thiện tài liệu của quy trình và thủ tục công bố hợp quy, tổ chức, cá nhân tiến hành đăng ký bản công bố hợp quy tại cơ quan chuyên ngành được phân công hoặc chỉ định tiếp nhận hồ sơ.
Cơ quan tiếp nhận sẽ xem xét thành phần, tính hợp lệ và nội dung của các tài liệu theo quy định. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có nội dung cần điều chỉnh, doanh nghiệp có thể phải bổ sung, giải trình hoặc hoàn thiện theo yêu cầu.
Kiến thức cần nắm: Các thủ tục và quy trình vận chuyển hàng hóa nội địa bằng đường biển
Bước 5: Hoàn thiện thủ tục và thực hiện trách nhiệm sau công bố để kết thúc quy trình và thủ tục công bố hợp quy
Khi hoàn tất việc đăng ký theo quy định, doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ, sử dụng dấu hợp quy đúng phạm vi được phép và thực hiện các yêu cầu về kiểm soát chất lượng, giám sát hoặc đánh giá định kỳ nếu có.
Đây cũng là bước quan trọng giúp duy trì sự phù hợp của sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất, kinh doanh và lưu thông trên thị trường.
Hồ sơ đăng ký công bố hợp quy gồm những gì?
Thành phần hồ sơ là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi triển khai Quy trình và thủ tục công bố hợp quy. Theo phương thức đánh giá sự phù hợp, tài liệu cần chuẩn bị có thể được chia thành hai trường hợp chính.
Trường hợp 1: Công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức được chỉ định
Nếu doanh nghiệp sử dụng kết quả chứng nhận hợp quy do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp, hồ sơ thường bao gồm:
- Bản công bố hợp quy theo mẫu quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu áp dụng).
- Bản sao hợp lệ giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập hoặc giấy tờ pháp lý tương đương.
- Bản sao giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp.
- Mẫu dấu hợp quy theo hướng dẫn và quy định áp dụng đối với sản phẩm.
Doanh nghiệp thực hiện quy trình và thủ tục công bố hợp quy cần kiểm tra tính hợp lệ, thời hạn và phạm vi áp dụng của giấy chứng nhận trước khi đưa vào hồ sơ. Thông tin trên giấy chứng nhận phải thống nhất với tên sản phẩm, chủng loại và đơn vị đứng tên công bố.
Mời bạn đọc thêm: Giá cước vận chuyển hàng rời bằng đường biển
Trường hợp 2: Công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá
Trong trường hợp tổ chức, cá nhân được phép tự đánh giá sự phù hợp, hồ sơ đăng ký công bố hợp quy thường bao gồm:
- Bản công bố hợp quy theo mẫu hiện hành.
- Bản sao hợp lệ giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
- Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu do tổ chức thử nghiệm có đủ năng lực thực hiện, đáp ứng điều kiện về thời gian và phạm vi theo quy định áp dụng.
- Báo cáo đánh giá hợp quy theo mẫu và hướng dẫn tương ứng.
- Mẫu dấu hợp quy cùng các tài liệu kỹ thuật liên quan, nếu thuộc trường hợp phải cung cấp.
Ngoài những tài liệu trên, hồ sơ thuộc quy trình và thủ tục công bố hợp quy có thể cần bổ sung tài liệu về quy trình sản xuất, kế hoạch kiểm soát chất lượng và hoạt động giám sát hệ thống quản lý tùy thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp chưa có chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng
Nếu tổ chức, cá nhân chưa được cấp giấy chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn hệ thống quản lý như ISO 9001, ISO 22000 hoặc HACCP, hồ sơ có thể cần bổ sung các tài liệu chứng minh hoạt động kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất.
Một số tài liệu cần quan tâm trong quy trình và thủ tục công bố hợp quy gồm:
- Quy trình sản xuất sản phẩm.
- Kế hoạch kiểm soát chất lượng được xây dựng và áp dụng tại cơ sở.
- Kế hoạch giám sát hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu tương ứng.
- Các tài liệu chứng minh việc kiểm soát những công đoạn có ảnh hưởng đến chất lượng và sự phù hợp của sản phẩm.
Có thể bạn quan tâm: Công ty vận tải biển lớn nhất thế giới
Trường hợp doanh nghiệp đã có chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng
Nếu doanh nghiệp thực hiện quy trình và thủ tục công bố hợp quy đã được tổ chức chứng nhận có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn hệ thống quản lý như ISO 9001, ISO 22000 hoặc HACCP, cần chuẩn bị bản sao giấy chứng nhận còn hiệu lực để bổ sung vào hồ sơ khi thuộc trường hợp áp dụng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý các tài liệu như kết quả thử nghiệm mẫu, báo cáo đánh giá hợp quy, mẫu dấu hợp quy và những giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của quy chuẩn và phương thức đánh giá.
Lưu ý: Không phải mọi loại sản phẩm đều áp dụng cùng một bộ hồ sơ. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định chuyên ngành và hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận tại thời điểm nộp để xác định chính xác tài liệu phải cung cấp.
Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện công bố hợp quy
Để Quy trình và thủ tục công bố hợp quy diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra các yêu cầu pháp lý và chuẩn bị tài liệu ngay từ giai đoạn đầu. Dưới đây là một số vấn đề cần quan tâm:
- Xác định đúng quy chuẩn kỹ thuật: Mỗi nhóm sản phẩm có thể chịu sự điều chỉnh của một hoặc nhiều quy chuẩn khác nhau. Việc áp dụng sai quy chuẩn có thể khiến kết quả đánh giá không đáp ứng yêu cầu quản lý.
- Lựa chọn tổ chức đánh giá phù hợp: Nếu sử dụng hình thức chứng nhận bên thứ ba, doanh nghiệp cần kiểm tra tổ chức chứng nhận có được chỉ định hoặc có thẩm quyền thực hiện đối với đúng sản phẩm, lĩnh vực hay không.
- Kiểm tra tính thống nhất của hồ sơ: Tên sản phẩm, thông số kỹ thuật, thông tin doanh nghiệp và kết quả thử nghiệm cần thống nhất giữa các tài liệu. Những sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh.
- Theo dõi thời hạn hiệu lực của tài liệu: Giấy chứng nhận, kết quả thử nghiệm và các tài liệu liên quan cần đáp ứng điều kiện về hiệu lực theo quy định tương ứng. Không nên mặc định tất cả giấy chứng nhận hợp quy đều có thời hạn giống nhau.
- Duy trì chất lượng sau khi công bố: Doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm sản phẩm tiếp tục đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật trong quá trình sản xuất và lưu thông. Việc công bố không đồng nghĩa với việc được miễn trách nhiệm kiểm soát chất lượng về sau.
Đặc biệt lưu ý trong quy trình và thủ tục công bố hợp quy, doanh nghiệp cần cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất vì quy định về đánh giá sự phù hợp, hồ sơ và cơ quan tiếp nhận có thể thay đổi theo từng nhóm hàng hóa và lĩnh vực quản lý.
Cần chú ý: phân biệt phí DEM, DET, Storage Charge
Công ty NEU Logi hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục công bố hợp quy
Việc tìm hiểu quy định pháp luật, xác định quy chuẩn áp dụng và chuẩn bị hồ sơ có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn, nhất là khi sản phẩm thuộc nhiều nhóm quản lý chuyên ngành khác nhau. Nếu không nắm rõ yêu cầu, đơn vị có thể mất thêm thời gian chỉnh sửa tài liệu hoặc thực hiện lại một số công đoạn đánh giá.
Với định hướng hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực tư vấn và thủ tục liên quan đến chất lượng, Công ty NEU Logi có thể đồng hành cùng khách hàng trong quá trình tìm hiểu quy định, rà soát thành phần hồ sơ và xác định những yêu cầu cần đáp ứng trước khi đăng ký công bố hợp quy.
Tùy theo đặc điểm sản phẩm và nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể trao đổi với NEU Logi để được hỗ trợ:
- Tìm hiểu quy chuẩn kỹ thuật áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa.
- Rà soát giấy tờ pháp lý và thành phần hồ sơ cần chuẩn bị.
- Hướng dẫn các bước đánh giá sự phù hợp theo quy định.
- Tư vấn hoàn thiện tài liệu phục vụ việc đăng ký công bố hợp quy.
- Hỗ trợ giải đáp những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục.
Việc chuẩn bị hồ sơ cho quy trình và thủ tục công bố hợp quy đúng hướng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả thực hiện các yêu cầu quản lý chất lượng sản phẩm.
Nắm bắt: Quy định về khai báo hải quan nội địa
Kết luận
Công bố hợp quy là hoạt động quan trọng đối với những sản phẩm, hàng hóa thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng, lựa chọn phương thức đánh giá phù hợp, chuẩn bị đầy đủ tài liệu và đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Nắm rõ Quy trình và thủ tục công bố hợp quy sẽ giúp tổ chức, cá nhân chủ động hơn trong việc đáp ứng yêu cầu pháp lý, kiểm soát chất lượng và đưa sản phẩm ra thị trường. Nếu cần tư vấn về hồ sơ, quy chuẩn áp dụng hoặc các bước thực hiện, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty vận chuyển quốc tế NEU Logi để được hỗ trợ theo đặc điểm và nhu cầu cụ thể.